Gestire la propria collezione di documenti

• Gestire tanti livelli di cartelle e sotto-cartelle è difficile;
• Più livelli di sotto-cartelle ci sono, più rischiamo di mettere nel dimenticatoio alcuni di essi.

Cominciate identificando i tipi di documenti che dovete immagazzinare. Identificate anche le azioni che dovete effettuare con questi documenti:

• Azioni intermediarie: per esempio scaricate tanti documenti assieme: prima deponete tutti i documenti nella stessa cartella, in seguito suddividete i file utilizzando la vostra logica di classificazione.
• Azioni più frequenti e in corso: metterle in cima della struttura logica, facilmente visibili. Per esempio aggiungendo dei segni (p. es. il segno uguale “=”) o dei numeri (p. es. 1, 2,…) o qualcos’altro prima del nome delle cartelle più utilizzate.
• Azioni finite: alla fine della struttura logica o in uno spazio d’archiviazione.

Nominate le cartelle, le sotto-cartelle e i file in modo che possiate ritrovarli. Non esiste una logica universale e delle regole assolute per tutti:

• Potrete usare una serie di regole: un insieme di cartelle e file classificati secondo una logica ed altri secondo altre regole;
• Concepite una logica che sia facilmente modificabile: una logica di classificazione può dover essere modificata con il tempo;
• Concepite una logica che corrisponda al vostro modo di agire.

Non dimenticate di riflettere sulla logica da adottare. Nel mondo numerico attuale, ci si può facilmente perdere in un flusso di documenti trovati-classificati-prodotti ed altri lavori da svolgere. Per aiutarvi, rappresentate visualmente la vostra logica: uno schema, una copia della ricerca documenti, una mappa concettuale, ecc.

Ma non trascorrete troppo tempo a creare questa logica: fatene una prima versione, provatela e modificatela a seconda dei vostri bisogni.

Degli esempi di logiche per:

• Gerarchia, tag,…
• Attività (uni, lavoro, foto,…)
• Cronologia (anni, mesi, giorni)
• Livello d’urgenza e d’attualità: urgente, in corso, archiviato,…

Un grafico (carta concettuale, ecc.) della vostra logica di classificazione può aiutarvi a dare un significato ai legami tra le varie cartelle. Questo potrebbe facilitare la vostra ricerca tramite parole chiave (p.es. con strumenti integrati: MacOSX Spotlight e Windows Search (w7) o Search box (w8)).