Nomi brevi e chiari, e adattati alla vostra logica di classificazione, rendono facile trovare file e cartelle.
Questi nomi devono essere in relazione con quello che è contenuto nel file o nella cartella. Possiamo trovare molti documenti in internet con dei nomi come: “DOC40512-projetID” o “e-294-11”. Questi nomi corrispondono senza dubbio ad una logica di classificazione dei loro autori o dei siti che mettono i documenti online. Ma è quasi sicuro che non sia la vostra logica, quindi non esitate a rinominare i documenti secondo le regole della vostra logica personale.
Quando state utilizzando un documento, il suo nome non è molto importante perché sapete cosa contiene. Ma dopo sei mesi ve lo ricorderete ancora? Dategli un nome esplicito, integrandoci 2-3 parole chiave che faciliteranno la sua identificazione quando farete una ricerca. Fate la stessa cosa per tutti i vostri file.
È possibile che creerete cinque versioni prima di rendere un lavoro al vostro professore. Come fare a differenziare tutti questi documenti (se li volete salvare)? Un’idea semplice è quella di mettere il numero della versione nel nome del file. Per la versione definitiva del lavoro, quella che invierete, indicate “finale” o “definitiva” nel nome del file. Avrete quindi una collezione seguente dei files:
Con questi nomi, saprete sempre distinguere le versioni intermedie da quella finale.
Una volta che avrete reso il lavoro (versione definitiva), riflettete se è necessario tenere tutte le versioni intermediarie. Pensate anche a creare una zona d’archivio, dove possiate mettere tutte le vecchie versioni (se le conservate) e i documenti dei progetti finiti.