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Die Datensammlung verwalten

Finden Sie Ihre Dokumente leicht

Die Verwaltung Ihrer Dokumente ist eine wichtige Aufgabe. Zuerst haben wir wenige Dokumente und an einem einzigen Ort aber dann…. Wir schlagen eine Aktivität in fünf Schritten vor, um die verschiedenen Aspekte dieses Managements zu entdecken und zu vertiefen: Daten einfach zu finden, Zeit zu sparen, den Verlust von Daten zu vermeiden und die verschiedenen Speicherbereiche zu verwalten, die Sie verwenden.

Definieren Sie ihre Klassifikationslogik

Es gibt verschiedene Logiken der Dokumentklassifikation (nach Jahr, nach Tag, nach Aktivität usw.). Gestallten Sie eine Ranking-Logik, indem Sie Ordner und Unterordner herstellen, in denen Ihre Dokumentdateien abgelegt werden. Entwerfen Sie eine einfache Logik, natürlich und persönlich. Dann wenden Sie diese Logik auf Ihre Speicherplätze an.

Eine Logik Einfach

  • Es ist schwierig, viele Ebenen von Ordnern und Unterordnern zu verwalten.
  • Dokumente in vielen verschachtelten Ordnern zu finden, braucht mehr Zeit;
  • Je mehr Ebenen von Unterordnern, desto wahrscheinlicher werden Sie vergessen, in bestimmten Verschachtelungen zu suchen.

Eine Logik Natürlich

Beginnen Sie die Art der Dokumente, die Sie speichern müssen zu identifizieren. Identifizieren Sie auch die wichtigsten Aktionen, die Sie mit den Dokumenten ausführen müssen:

  • Kreative Dokumentenaktivitäten: eine Kurs- oder Seminararbeit könne Quelle von Dokumenten sein, die man besser zusammen aufbewahren sollte => Dateien, die nach den Titeln dieser Kurse oder dieser Seminare benannt werden, sind sehr natürlich;
  • Dazwischenliegende Aktionen: zum Beispiel, laden Sie Dokumente in Serie herunter => 1) Depot-Box und Sammelsurium 2) Klassifizierung Ihre Fundsachen, von der Depot-Box in Ihrer Struktur;
  • Am häufigste und im laufenden Aktionen: Am Anfang der logischen Struktur, gut sichtbar. Zum Beispiel durch Hinzufügen von Zeichen (z. B. das Zeichen gleich "=") oder Zahlen (z. B. 1, 2, ...) oder andere Zeichen vor dem Namen der am häufigsten verwendeten Ordner;
  • Abgeschlossene Aktionen: Am Ende der logischen Struktur oder in einem Archivbereich.

Eine Logik Persönlichs

Benennen Sie Ordner, Unterordner und Dateien so, dass es für Sie verständlich ist. Es gibt keine universelle Logik und absolute Regel, die für alle gilt, für alle Projekte, für immer usw.:

  • Die Regeln Ihrer Logik können gemischt sein: eine Menge von Dateien und Dateien gemäß einer Logik und eine andere gemäß anderen Regeln;
  • Entwerfen Sie eine Logik, die dynamisch ist: Eine Klassifikationslogik kann seine praktische Seite schnell verlieren;
  • Entwerfen Sie eine Logik, die Ihrer Art und Weise entspricht.

Vernachlässigen Sie nicht das Nachdenken über die Logik, die Sie übernehmen müssen.  In der digitalen Welt von heute verirrt man sich einfach in dem Fluss der gefundenen Dokumente, der hergestellten Dokumente, und der klassifizierten Dokumente. Als Hilfe können Sie eine Darstellung Ihrer Logik herstellen: ein Diagramm, eine Kopie des Datei-Explorers, eine Konzept-Karte usw.

Verbringen Sie jedoch nicht Stunden damit, diese Logik herzustellen: Stellen Sie eine erste Version her, probieren Sie sie in Ihrer aktuellen Arbeit aus und ändern Sie sie den Anforderungen Ihrer Arbeit und der folgenden Arbeiten entsprechend.

Was sind die Logiken der Klassifikation?

Beispiele für Logik, durch:

  • Hierarchie, Tag, ...
  • Aktivität (Uni, Freizeit, Arbeit, Fotos, Musik, etc.)
  • Chronologie: Jahr, Monat, Tag
  • Nach Notfall massigem und Aktuellem: dringend, fortlaufend, archiviert, für später usw.

Ein Diagramm (Konzept-Karte, etc.) Ihrer Ranking-Logik kann Ihnen dabei helfen, die Verknüpfungen zwischen "Standorten" (Ordnern) zu verstehen. Dies vereinfacht die Suche nach Schlüsselwörtern (z. B. mit integrierten Softwarewerkzeugen MacOSX Spotlight und Windows Search (w7) oder Serarch box (w8)).

Tipps? Denken Sie daran, ein neues Dokument direkt in den richtigen Ordner zu speichern und eine Verknüpfung auf dem Desktop für die Dokumente, die sie gerade schreiben und oft benützen zu gestalten (dies vermeidet, dass Sie es später neu klassifizieren müssen).

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Einen effizienten und expliziten Namen für Dokumente (und Ordner) geben

 Kurze, eindeutige Namen, und an Ihre Klassifikationslogik angepasst erleichtern das Auffinden von Dateien und Ordnern.

Wie man Dokumente benennt?

Diese Namen müssen sich auf die Datei oder den Ordner beziehen. Viele Dokumente können im Internet unter dem Namen "DOC240513-projectID" oder "e-294-11" gefunden werden. Diese Namen entsprechen wahrscheinlich der Ranking-Logik ihres Autors oder der Webseite, die diese Dokumente online zu Verfügung stellt. Aber es ist fast sicher, dass es für Sie keinen Sinn ergibt. Fühlen Sie sich frei, die Dokumente nach den Regeln Ihrer persönlichen Logik umzubenennen. 

Auf was müssen Sie bei Dokumententiteln achten?

 Heute haben Sie gerade ein Dokument gefunden und gelesen. Der Name ist nicht wichtig, weil Sie wissen, was es enthält. Aber werden Sie sich in sechs Monaten erinnern? Geben Sie dem Dokument einen sinnvollen Namen, indem Sie 2-3 Schlüsselwörter einfügen, die die Identifizierung während einer Suche erleichtern. Machen Sie das Gleiche für alle Ihre Dateien.

  • DokSocioStadtVorstadt.doc

Und wenn Sie mehrere Versionen desselben Dokuments haben?

Außerdem haben Sie möglicherweise fünf Versionen derselben Arbeit hergestellt bevor Sie sie an Ihren Lehrer abgeben. Wie werden Sie alle diese Dokumente unterscheiden (wenn Sie sie behalten wollen)? Eine einfache Idee besteht darin, die Versionsnummer in den Dateinamen einzutragen. Für die endgültige Version Ihrer Arbeit, die Sie senden, geben Sie "definitiv" oder "final" im Dateinamen an. Sie werden die folgende Sammlung von Dateien haben:

  • ArbeitKursProfSchmidt_V1
  • ArbeitKursProfSchmidt_V2
  • ArbeitKursProfSchmidt_V3
  • ArbeitkursProfSchmidt_final

Mit diesen Namen können Sie die Zwischen- und die Endversion immer unterscheiden.

Sobald die Arbeit abgeschlossen ist (endgültige Version), überlegen Sie sich, ob Sie noch alle Zwischenversionen brauchen. Denken Sie auch daran, einen Archivbereich zu erstellen, in dem Sie alle alten Versionen (wenn Sie sie behalten möchten) und fertige Projektdokumente ablegen können.

Ressourcen, um weiterzukommen

Die Speicherplätze benützen

Um keine Dateien zu verlieren, ist es sehr wichtig, Sicherungskopien Ihrer Dokumente zu herstellen. Mit verschiedenen Speicher-Softwarewerkzeuge können Sie dies tun. Sie haben viele Möglichkeiten (cf. Vergleichende Tabelle "Datenablage und Datenteilung").

Welche Speicherplatz sind verfügbar?

Mit dem Aufkommen von Web 2.0 wurden viele Speicher-Werkzeuge entwickelt (iCloud Drive, One Drive, etc.). Ausserdem stellt Ihnen Ihre Institution einen persönlichen Speicherplatz zur Verfügung. Zum Beispiel :

  • An der Universität Fribourg können alle Benutzer SWITCHdrive verwenden.
    • Der SWITCHdrive-Repository-Service richtet sich ausserdem an Schweizer Hochschulen und wendet Schweizerische Urheberrechte an.
  • Es gibt externe Festplatten oder USB-Sticks.
  • Zotero bietet 300 MB kostenlosen Speicherplatz (für bibliografische Hinweise).
  • usw.

Neben Dateien können Sie auch andere wichtige Informationen auf speziellen Speicherplätzen ablegen:

  • Die Website diigo.com ermöglicht es Ihnen, Ihre Sammlung von Weblinks auf einer Webseite zu speichern.

Denken Sie daran, Sicherheitskopien herzustellen (Backups)

Denken Sie daran, Ihre Logik zu respektieren: Legen Sie alle Ihre Dokumente (und Ordner) ab, im selben Verzeichnis von Ihnen definierten Speicherplatz. Beispielsweise:

  • unter Windows, das bereits vorhandene Verzeichnis "Meine Dokumente" (oder "My Dokuments")
  • unter Mac OSX, "Dokumente".

Regelmäßig auf einen anderen Datenträger / Speicherplatz in den Cloud die Dokumente kopieren (Backup).

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Ordner und Unterordner herstellen

Wie stellen Sie einen Ordner her?

Suchen Sie in Ihrem Speicherplatz nach der Funktion "Neuen Ordner erstellen". Sie befindet sich oft in einem Menü (+) mit anderen Funktionen wie: "Datei erstellen", "Hochladen", etc. Vergessen Sie nicht, den Ordner zu benennen und Folgen Sie dafür der Rangordnungslogik, die Sie zuvor festgelegt haben. Auf diese Weise können Sie für jedes neue Dokument einheitlich bleiben.

Tipps?

  • Nennen Sie die am häufigsten verwendeten Ordner so, dass sie am Anfang angezeigt werden (z. B. in dem Sie  «= === « oder eine Zahl vor dem Namen am Anfang einführen).
  • Sie können auch Unterordner herstellen (zum Beispiel haben Sie einen Ordner "Fotos" benannt und in diesem Ordner stellen Sie andere Ordner wie "Geburtstag", "Ausgänge", "Feiertage" her, um Ihre Fotos zu ordnen). Sie starten einen logischen Baum.

Ihre Dokumente wiederfinden

Wie finden Sie ein verlorenes Dokument?

Werden Sie mit den Suchmöglichkeiten in dem VerwaltungsWerkzeug vertraut:

Explorer (Dateimanager) :

Referenzmanager :

  • In Zotero ermöglicht die Suchfunktion eine Abfrage mit Schlüsselwörtern in den gespeicherten Verweisen auf Titel, Autoren, Daten usw. sowie in den Anmerkungen und Dokumenten, die den Verweisen zugeordnet sind (https://www.zotero.org/support/searching).

Lesezeichen :

  • Die Website diigo.com ermöglicht es Ihnen, Ihre Sammlung von Weblinks auf einer Webseite zu speichern. Daher können wir diese Links in allen Situationen wiederfinden, auch wenn man sich mit einem anderen Computer als dem eigenen mit dem Netzwerk verbinden. 
Ressourcen, um weiterzukommen