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Gérer sa collection de documents

Retrouvez facilement vos documents

Gérer ses documents est une tâche importante. Au début, vous en aurez peu et dans un seul endroit. Mais ensuite… Nous vous proposons de faire une activité en cinq étapes pour découvrir puis approfondir les différents aspects de cette gestion : retrouver vos données facilement, gagner du temps, éviter de perdre définitivement des données et gérer les divers espaces de stockage que vous utiliserez.

Définir sa logique de classement

Il y a différentes logiques de classement de documents (par année, par tag, par activité, etc.). Concevez une logique de classement en créant des dossiers et des sous-dossiers pour y déposer vos fichiers-documents. Concevez une logique simple, naturelle et personnelle. Ensuite, appliquez cette logique dans vos espaces de stockage.

Une logique simple

  • gérer de nombreux niveaux de dossiers et sous-dossiers est difficile ;
  • retrouver des documents dans de nombreux dossiers imbriqués est plus long ;
  • plus il y a de niveaux de sous-dossiers, plus on risque d’oublier de regarder dans certains emboîtements.

Une logique naturelle 

Commencez par identifier les types de documents que vous devez stocker. Identifiez aussi les grandes actions que vous devez effectuer avec les documents :

  • activités créatrices de documents : un cours ou un travail de séminaire peuvent être la source de documents qu'il sera pratique de garder ensemble => des dossiers nommés selon les titres de ces cours ou de ces séminaires seront très naturels ;
  • actions intermédiaires: par exemple, vous téléchargez des documents en série => 1) boîte de dépôt fourre-tout 2) classement de vos trouvailles, à partir de cette boîte dans votre structure ;
  • actions les plus fréquentes et en cours : en haut de la structure logique, facilement visibles. Par exemple en ajoutant des signes (p.ex. le signe égale “=” ) ou des chiffres (p.ex. 1, 2,…) ou autres avant le nom des dossiers les plus utilisés ;
  • actions terminées : en bas de la structure logique, ou dans un espace d’archive.

Une logique personnelle

Nommez les dossiers, sous-dossiers et fichiers de manière à ce que cela ait du sens pour vous. Il n’existe pas de logique universelle et de règle absolue valable pour tout le monde, pour tous les projets, pour toujours, etc. :

  • les règles de votre logique pourront être panachées : un ensemble de dossiers et fichiers selon une logique et un autre selon d’autres règles ;
  • concevez une logique qui soit facilement évolutive : une logique de classement ne reste pas forcément pratique pendant longtemps ;
  • concevez une logique qui corresponde bien à vos façons de faire.

Ne négligez pas la réflexion sur la logique à adopter. Dans le monde numérique actuel, on peut rapidement se perdre dans le flux de documents trouvés-classés- produits et de projets-travaux à mener à bien. Pour vous aider, faites une représentation de votre logique : un schéma, une copie de l’explorateur de fichiers, une carte conceptuelle, etc.

Toutefois, ne passez pas non plus des heures à créer cette logique : faites une première version, essayez-la dans votre travail actuel, et modifiez-la selon les besoins de votre travail et des suivants.

Quelles sont les logiques de classement ?

Des exemples de logiques, par :

  • Hiérarchie, Tag, …
  • Activité (Uni, Loisirs, Boulot, Photos, Musique, etc.)
  • Chronologie : Année, mois, jour
  • Niveaux d’urgence et d’actualité : urgent, en cours, archives, pour plus tard, etc.

Un graphique (carte conceptuelle, etc.) de votre logique de classement peut vous aider en signifiant les liens entre les “emplacements” (dossiers). Cela facilitera vos recherches par mots clé (p.ex. avec les outils intégrés: MacOSX Spotlight et Windows Search (w7) ou search box (w8)).

Astuces ? Pensez à sauver directement un nouveau document dans le bon dossier et créez un raccourci sur le desktop pour un document en cours de rédaction (cela évite de devoir ensuite le reclasser).

Des ressources pour aller plus loin

Donner un nom efficace et explicite aux documents (et aux dossiers)

Des noms courts et clairs, adaptés à votre logique de classement, permettent de retrouver les fichiers et les dossiers facilement.

Comment nommer des documents ?

Ces noms doivent être en relation avec ce que le fichier ou le dossier contient. On peut trouver beaucoup de documents dans Internet portant un nom comme : “DOC240513-projetID” ou “e-294-11”. Ces noms correspondent sans doute à la logique de classement de leur auteur ou du site qui met ces documents en ligne. Mais il est presque certain que ce n’est pas logique pour vous. N’hésitez pas à renommer les documents selon les règles de votre logique personnelle.

De quoi devez-vous tenir compte pour les titres des documents ?

Aujourd’hui, vous venez de trouver et de lire un document. Son nom n’a pas d’importance parce que vous savez ce qu’il contient. Mais dans six mois, vous en rappellerez-vous ? Donnez-lui un nom explicite en y intégrant 2-3 mots-clé qui faciliteront son identification lors d’une recherche. Faites la même chose pour tous vos fichiers.

  • DocSocioVilleBanlieue.doc

Et si vous avez plusieurs versions d’un même document ?

De plus, vous créez peut-être cinq versions du même travail avant de le rendre à votre professeur. Comment allez-vous différencier ensuite tous ces documents (si vous voulez les garder) ? Une idée simple est de mettre le numéro de version dans le nom du fichier. Pour la version définitive de votre travail, celle que vous envoyez, indiquez “final” ou “definitif” dans le nom du fichier. Vous aurez ainsi la collection suivante de fichiers :

  • TravailCoursProfSchmidt_V1
  • TravailCoursProfSchmidt_V2
  • TravailCoursProfSchmidt_V3
  • TravailCoursProfSchmidt_final

Avec ces noms, vous saurez toujours distinguer les versions intermédiaires et la version finale.

Une fois le travail rendu (version définitive), avez-vous encore besoin de toutes les versions intermédiaires ? Réfléchissez et si vous les garder, pensez à créer une zone d’archivage, où vous pouvez mettre toutes les anciennes versions et les documents de projets terminés.

Des ressources pour aller plus loin

Utiliser les espaces de stockage

Pour ne pas perdre de fichiers, il est très important de faire des copies de sécurité de vos documents en utilisant différents outils de stockage. Vous avez de nombreuses possibilités pour le faire (voir tableau comparatif d’outils de stockage et de partage de fichiers-liens).

Quels sont les espaces de stockage disponibles ?

Avec l’essor du web 2.0, de nombreux outils de stockage ont été développés (iCloud Drive, One Drive, etc.). De même, votre institution met éventuellement à votre disposition un espace personnel de stockage. Plusieurs exemples :

  • A l’Université de Fribourg, tous les utilisateurs peuvent utiliser SWITCHdrive.
    • De plus, le service de repository SWITCHdrive est fait pour les universités suisses et applique les lois suisses en matière de propriété intellectuelle.
  • Il y a les disques durs externes ou les clés USB.
  • Zotero propose 300 MB de stockage gratuits (pour des références bibliographiques).
  • etc.

A part les fichiers, vous pouvez stocker d'autres informations importantes sur des espaces dédiés :

  • Le site internet diigo.com permet de stocker sa collection de liens web sur une page internet.
  • etc.

Pensez à faire des copies de sécurité (backups)

Songez à respecter votre logique : mettez tous vos documents (et dossiers) dans le même répertoire de l'espace de stockage que vous avez défini. Par exemple :

  • sous Windows le répertoire appelé “mes documents” ou “my documents” (déjà existant),
  • ou sur Mac OSX “Documents”,

Copiez vos documents régulièrement sur un autre disque/espace dans le cloud (backup).

Des ressources pour aller plus loin

Créer des dossiers et des sous-dossiers

Comment créer un dossier?

Dans votre espace de stockage, cherchez la fonction "créer un nouveau dossier". Elle se trouve souvent dans un menu (+) avec d'autres fonctions comme : "créer un fichier", "télécharger", etc. N’oubliez pas de nommer votre dossier en suivant votre logique de classement. Cela vous permet de rester cohérent pour chaque nouveau document à classer.

Astuces ?

  • Nommez les dossiers les plus utilisés pour qu'ils apparaissent au début (par exemple, en mettant des === ou un chiffre devant le nom).
  • Vous pouvez aussi créer des sous-dossiers (par exemple, vous avez nommé un dossier "photos" et, dans ce dossier, vous créez d'autres dossiers comme "anniversaire", "sorties", "vacances", afin d'y ranger vos photos). Vous commencez ainsi une arborescence logique.

Retrouver ses documents

Comment retrouver un document perdu ?

Familiarisez-vous avec les possibilités de recherche dans les outils de gestion de documents.

Dans les explorateurs (file managers) :

Dans les gestionnaires de références bibliographiques :

  • Dans Zotero, l'outil de recherche permet d'établir une requête avec des mots-clé dans les références stockées sur les titres, auteurs, dates, etc. ainsi que dans les notes et documents associés aux références (https://www.zotero.org/support/searching)

Dans les gestionnaires de favoris des sites web (les bookmarks) :

  • Le site internet diigo.com permet de stocker sa collection de liens web sur une page internet. Ainsi, on peut les retrouver dans toutes les situations, même lorsqu’on se connecte au réseau avec un autre ordinateur que le sien. 
Des ressources pour aller plus loin