Gérer son temps et ses tâches

Pour améliorer la gestion de votre temps et de vos tâches, il est primordial d’être conscient-e des forces et des faiblesses dans votre organisation. Dès lors, rappelez-vous de vos dernières échéances. Quelle a été votre organisation dès que vous avez su que vous devriez rendre un travail à une certaine date ? A posteriori, comment jugez-vous votre attitude et pensez-vous que vous pouvez l’améliorer ?

En fonction de vos réponses, cette étape vous aidera à découvrir de nouveaux outils, pour gérer votre temps et vos tâches, et à mieux vous organiser. 

Quel est votre rythme de travail ?

Etes-vous plutôt du matin? Ou, au contraire, préférez-vous travailler l’après-midi ou le soir ? Demandez-vous à quel moment de la journée vous êtes la-le plus efficace. Si vous pensez que c’est le matin, où vous êtes le plus éveillé-e et alerte pour réaliser une activité demandant un engagement cognitif, privilégiez ces moments pour les travaux de fond (par exemple un travail écrit) et placez si possible vos réunions de travail durant les après-midi.

De même, demandez-vous combien de temps vous êtes capable de travailler en étant réellement concentré-e. Rares sont les personnes capables de travailler toute une journée en étant à 100% appliquées dans leur tâche. Si votre niveau de concentration reste haut pendant une heure, offrez-vous 5 minutes de pause après chaque heure de travail avant d’entamer à 100% une autre heure de votre activité.

Pour mieux observer votre manière de travailler, un outil comme Toggl vous aidera à observer le temps que vous passez à faire un travail avant de passer au suivant. A la fin de la journée, vous pourrez vous rendre compte de votre rythme, de même que de la qualité de votre attention au travail.

Essai pendant une semaine

Un petit rendez-vous à la cafétéria pour 10 petites minutes de pause qui se transforment en une bonne heure de conversation ? Chercher une seule information sur Internet et de fil en aiguille, se retrouver encore une demi-heure plus tard à surfer sur le net? Nous sommes vite perturbé-e-s par notre environnement et les outils à disposition. Par conséquent, lors de votre semaine d'essai, notez le temps que vous prend chaque activité. Vous pouvez également utiliser Toggl pour mesurer ce temps. Vous serez sans doute surpris-e du résultat !

En fonction de la semaine d’essai, adaptez votre planification, ou encore modifiez vos habitudes pour être plus efficace. (cf. Activité "améliorez la gestion de votre temps").

Quelle est votre réaction face au stress ?

Selon les périodes de l'année, vous avez plus ou moins de temps pour effectuer un travail demandé. De plus, il arrive parfois de se heurter à certains imprévus. C’est pourquoi il est important de bien organiser votre programme et de vous imposer une rigueur pour le réaliser.

Il existe divers outils, que nous verrons dans les prochaines activités, qui permettent de mieux organiser votre travail dans le temps. Toutefois, il s’agit d’écrire son programme sur un papier ou un outil informatique, mais également de vous auto-motiver pour le respecter. Essayez de réaliser vos tâches au fur et à mesure, comme planifiées dans votre agenda (cf. activités suivantes), pour ne pas vous retrouver avec beaucoup de travaux à faire dans un trop court laps de temps.

Cette étape a pour but de vous aider à vous organiser sur une assez longue période, la durée d'un semestre est très adaptée à la vie d'un-e étudiant-e. L'outil essentiel pour cela est un agenda (papier ou électronique). N'oubliez pas, par exemple chaque mois, de réactualiser votre organisation à long terme dans votre outil.

Planifier votre agenda au début d'un semestre

Le début d’un semestre est un bon moment pour planifier votre temps et vos tâches à moyen/long terme. Pour cela, vous pouvez considérer les deux points suivants :

1. les activités qui se répètent chaque semaine : Commencez par insérer, dans votre agenda (électronique ou papier), vos tâches de travail et vos activités qui vont se répéter chaque semaine :
   • Vos cours, séminaires, exercices, laboratoires, etc.
   • Vos autres moments d’étude (lectures, devoirs, etc.)
   • Votre travail rémunéré si vous en avez un,
   • Vos activités sociales, familiales, personnelles,
   • Vos tâches ménagères (lessive, ménage, courses, etc.),
   • Vos temps de repos (repas, repos, sommeil, etc.),
   • Vos loisirs et vos sports.
2. Les événements uniques mais prévus à l’avance :

• • Votre période de préparation aux examens et les dates d’examen,
  • Les dates importantes concernant le semestre et l’année universitaire (inscription aux cours, aux examens, etc.),
  • Vos vacances et les jours fériés,
  • Des dates de compétition si vous faites du sport…

Vous devriez obtenir ainsi un agenda analogue au tableau ci-dessous pour les activités répétées chaque semaine et, dans certaines semaines, ce tableau devrait aussi comporter les événements spéciaux (non montrés ici).

Avantages d'un agenda électronique

Avec un agenda électronique (Outlook, Agenda UniFR, Moodle, “Google Calendar”, “SmartPhone”), vous disposez de diverses options comme :

• l’avantage d’être synchronisable sur divers outils (ordinateur, smartphone ou iPhone et tablette)
• Le partage de calendriers avec vos amis pour mieux organiser vos travaux en équipe ;
• Le mode récurrence pour montrer, par exemple, un cours chaque mardi de 10h00 à 12h00 pendant 10 semaines ;
• L’attribution d’une couleur pour chaque activité afin de bien discerner les activités de cours, les activités professionnelles ou privées.

Planifier les travaux et les impératifs, oui mais…

• N’investissez pas tout votre temps libre dans les études au risque de vous en lasser et de ne plus pouvoir étudier du tout. Au contraire, prenez du temps pour faire des pauses (pas trop longues quand même) et vous relaxer. Vous serez ainsi plus performant-e.
• Pensez que le travail régulier est un comportement indispensable à la réussite des études. Prenez du temps pour revoir vos cours, faire des résumés, discuter et échanger avec vos collègues… C’est déjà un pas en avant dans votre apprentissage. (cf. Activité "Utiliser votre agenda tous les jours")
• Il faut rester flexible et adapter votre horaire. Mais votre horaire doit aussi suivre votre rythme naturel de vie et de travail (cf. Activité "Se connaître")

Il faut mettre à jour et gérer votre agenda très régulièrement car une grille-horaire fixe pour toutes les semaines du semestre n’est sans doute pas la bonne solution. En effet, les exigences du travail ne sont pas les mêmes d’une semaine à l’autre. Prévoyez quelques minutes pour évaluer votre agenda chaque jour !

Pour ne pas vous perdre dans la masse de travail à effectuer ou encore dans vos diverses réunions ou rencontres, il est important de bien définir vos tâches prioritaires. Selon vous, est-il plus important aujourd'hui de lire l’article demandé pour le cours qui aura lieu mardi prochain ou de préparer la présentation à réaliser pour votre association pour le même jour?  Quelle quantité de travail demandent ces deux activités et quelles sont les répercussions si l'une ou l'autre ne peut pas être parfaitement effectuée ? Ainsi, la définition des priorités passe par un recueil d’informations :

• Quelles tâches ?
• Dans quelles conditions ?
• Quels buts ?
• Quel équilibre entre activités universitaires et extra-universitaires ?

Gestion de votre agenda à court terme

( aujourd’hui, demain et les deux semaines à venir)

1. Faites une liste de vos tâches (cf. tableau ci-dessous) : Cette liste peut être réalisée sur un outil tel que RememberTheMilk.com ou une application de « to do list » dans votre smartphone.
   • Vous pouvez y faire apparaître, pour chaque tâche, les résultats attendus/objectifs à atteindre, ainsi que les échéances.
   • Il peut être plus efficace de noter rapidement une nouvelle tâche à effectuer dans une telle liste et ensuite, quand on a le temps, de voir avec son agenda à quel moment on pourra faire cette tâche.
   • La place pour écrire dans les agendas peut être restreinte : dans votre liste, vous pourrez faire apparaître, pour chaque tâche, les objectifs à atteindre, ainsi que les échéances.
   • Parfois aussi, il n’y a pas de jour spécial pour faire une tâche (par exemple : rapporter un livre à la bibliothèque) : il est facile d’insérer cette tâche dans votre liste et moins facile dans votre agenda.
2. Prenez l’habitude d’utiliser régulièrement votre agenda (Outlook, Agenda UniFR, Moodle, “Google Calendar”, “SmartPhone”, agenda papier, etc.) :
   • en y ajoutant l’échéance d’une nouvelle tâche et/ou un nouveau rendez-vous dès que possible (à reprendre de votre liste de tâches) ;
   • en relisant, chaque soir, votre programme du lendemain et des jours suivants : surveillez l’avancement de votre travail et les échéances ;
   • en utilisant la fonction “rappel par e-mail” (disponible sur certains agendas électroniques) ou la fonction « alerte » qu’on peut lier à des notes (par exemple dans des outils de prise de notes comme Evernote ou Google Keep, etc.) ou qui existe dans un outil d'organisation de tâches (par exemple Trello).
3. N’oubliez pas, en ajoutant une nouvelle tâche :
   • de prévoir le(s) moment(s) où faire le travail avec toutes ses étapes : par exemple, avant d’écrire un travail de séminaire, il faut chercher de l’information et lire la documentation trouvée ;
   • d’être logique avec l’ordre de vos cours : dans notre exemple d’agenda, la révision des notes du cours 5 pourrait se faire durant le moment de travail personnel du mercredi après-midi et la révision des notes du cours 2 pourrait se faire durant le moment de travail personnel du week-end.

Vous devriez obtenir ainsi une liste de vos tâches analogue au tableau ci-dessous.

Les objectifs sont-ils mis en avant ? Les objectifs peuvent-ils être atteints?

En observant votre liste de tâches (activités, résultats attendus/objectifs à atteindre, échéances), posez-vous toujours ces deux questions et :

• Adoptez un système de notation visuelle dans votre agenda : à l’aide de couleurs, de chiffres ou de formes, rendez votre agenda compréhensible d’un coup d’œil (en version papier ou électronique). La couleur dominante vous permettra notamment de vérifier que vous faites passer vos objectifs prioritaires en premier. Par exemple, Google Agenda offre cette possibilité et vous pouvez ainsi évaluer objectivement 1) la quantité de travail que vous prend chaque tâche et 2) si vos différentes tâches sont bien réparties ;
• Prévoyez la fin de la réalisation de vos travaux une semaine avant l’échéance officielle. Vous aurez ainsi une petite marge de manœuvre si vous vous trouvez confronté-e à certains imprévus.

Comment choisir vos objectifs (tâches prioritaires) ? 

En planifiant votre temps dans votre agenda, vous vous rendrez compte qu'il se remplit vite et que, par conséquent, pour ne pas perdre de temps et disposer de moments pour soi, il est important d’estimer le temps à investir dans chaque activité. Reprenez votre tableau et, pour chaque tâche, demandez-vous : quelle est la quantité de travail à effectuer et le temps nécessaire ?

De là, observez les limites. Celles-ci seront imposées par votre agenda (malheureusement la journée n’est pas extensible), par les horaires des services auxquels vous aurez recours (bibliothèques, etc.), par les transports (au volant, difficile de travailler, mais dans le train, prévoyez du travail) ou par vous-même (si vous êtes perfectionniste, mieux vaut vous fixer une limite pour ne pas perdre du temps sur un détail et empiéter ainsi sur le temps à disposition du travail suivant.).

Un texte pour la réflexion : “Les gros cailloux” reprend bien l’idée des priorités.

Si vous avez passé les précédentes étapes, un grand bravo! Vous êtes sur la bonne voie. Néanmoins, après la planification, il reste encore à se mettre au travail, sans quoi tout le travail préalable sera vain.

“Zut! Je voulais juste encore chercher cette information sur le Net avant de me mettre à mon travail.”
“Ah,  je veux juste encore voir la fin de cette émission, en plus je la regarde jamais.”
“Mon Dieu, c’est tellement sale ici, que je vais vite faire mon ménage avant de m’y mettre.”
“Tiens... Maya m’a écrit sur whatsapp, je vais vite lui répondre…"

Quand il s’agit de trouver des prétextes pour ne pas travailler, nous faisons tou-te-s preuve d’imagination. Plutôt que de perdre du temps à se trouver des excuses, mieux vaut investir cette énergie dans le travail à effectuer. Une fois celui-ci réalisé, vous éprouverez, en plus d’un sentiment de “délivrance”, un sentiment de fierté et une bonne estime de vous-même. A l’inverse, sombrer dans la procrastination ne vous aidera pas à avancer. En effet, cela vous mettra en retard et vous serez obligé-e de faire l’impasse sur la qualité des travaux. Voici comment faire pour diminuer, voire éradiquer les problèmes que vous pourriez rencontrer.

Faire face aux urgences

Avant de vous coucher, regardez votre agenda (Google Calendar, Outlook, agenda papier, etc.) et votre liste de tâches (rememberthemilk, etc.) et passez en revue les différentes tâches que vous aurez à faire le lendemain. Ainsi, dès le réveil, vous serez en condition pour effectuer vos travaux.

Le jour J, mettez-vous au travail sans vous chercher d’excuses. Concentrez-vous sur votre travail prioritaire et laissez les autres tâches pour plus tard. Pour un examen, étudiez dans une même proportion chaque matière. Il vous sera plus bénéfique d’avoir vu 80% de chaque matière, que 100% de quelques-unes et 0% des autres.

Faire avec ? sans ? ou contre ? Ai-je des sources de distraction ? 

Facebook, Whatsapp, Twitter, des notifications de jeux reçus sur votre portable, etc. Demandez-vous quelles sont vos sources de distraction? Quels sont les éléments perturbateurs qui vous empêchent de vous plonger dans votre travail ?

Platteaux (2016), propose des stratégies pour lutter contre la procrastination.

Dois-je m’en protéger à 100% ou seulement à 50% (autres projets en cours) ? Puis-je m’en protéger à 100% ?

Combien d’entre nous gardent ces sources de distraction (Facebook, Whatsapp, etc.) à portée de main au cas où il se passerait quelque chose de très important ? Y aura-t-il mort d’hommes si les réponses aux messages reçus sur Facebook ou encore Whatsapp attendent la prochaine pause pour être envoyées? Vous devez envisager de mettre cette source de distraction de côté et de vous y consacrer seulement au moment d’une pause. Par conséquent, si vous travaillez sur ordinateur, essayez de ne pas ouvrir les réseaux sociaux. De même, mettez hors de vue votre portable, pour ne vous concentrer que sur l’essentiel.

Comment gérer mon stress?

Imaginez-vous: “Devant votre ordinateur. Vous découvrez que vous avez deux travaux importants à rendre pour demain et un troisième pour dans deux jours. En plus de cela, vous devez absolument rendre les livres à la bibliothèque à 14h00 avant de devoir faire les courses et vous rendre chez votre ami-e à 19h00 avec qui vous allez passer la soirée.”

Si vous avez appliqué les étapes des fiches précédentes, cette situation ne devrait pas se produire. Toutefois, si pour diverses raisons cela arrivait, comment gérer votre stress ?

• Attention au lieu! Selon vos habitudes de travail, rendez-vous dans l’endroit où vous vous sentirez le plus apte à travailler. Enlevez également tous les distracteurs visuels (photos, gens qui passent, etc.) et, au contraire, installez-vous un “concentrateur” visuel qui vous aidera à vous concentrer (mur blanc, fenêtre avec vue sur la forêt).
• Faites de même avec le bruit, la musique. Celui-ci est-il davantage un distracteur ou au contraire un concentrateur sonore ? Cela peut dépendre du type de musique ou de bruit. La musique distrait plus si elle a des paroles que si elle est instrumentale.
• Il pourrait y avoir d’autres distracteurs ou concentrateurs non mentionnés ici (des échanges, etc.). Selon vos besoins, créez-vous l’environnement personnel de travail le plus approprié pour vous!
• Travaillez sur une seule tâche à la fois! A quoi bon risquer de perdre pied et de ne rien produire ou rien de bon. Respirez un bon coup et penchez-vous sur le premier travail.
• Pensez à une seule chose (pas à Facebook). En vous concentrant sur celle-ci, vous serez plus efficace et productif-ve. Exit les sources de distraction, vous n’avez pas le temps pour ça en ce moment.
• Une fois la première tâche terminée, mettez-vous à la seconde tâche. Utilisez un réveil pour vous avertir de l’heure de votre départ pour la bibliothèque.

Astuce: utilisez Toggl pour prendre note du temps passé à faire chaque tâche. Grâce à cet outil et à votre rigueur, vous pourrez voir combien de temps vous aurez passé sur Facebook, Whats’app, Twitter, à discuter, devant la télévision ou au travail que vous vous étiez fixé.

“Maintenant que j’ai fini ma journée, mon travail et mes révisions, que dois-je encore améliorer dans ma méthode et mon attitude pour mieux gérer mon temps ?”

Pour répondre à cette question, pensez aux points suivants :

1. Soyez franc ou franche avec vous-même ; soyez critique envers vos pratiques. Vous en tirerez des enseignements (positifs et négatifs) sur vos situations antérieures et vous pourrez améliorer la planification de vos travaux à venir. Avec votre agenda (Google Calendar, Outlook, agenda papier) et votre liste de tâches (Rememberthemilk, Google Calendar, etc.), vérifiez ce que vous avez fait ou non.
2. Si vous avez utilisé Toggl, observez alors le termps passé dans les différentes tâches que vous avez réalisées. Vous pourrez mieux vous rendre compte du temps de votre engagement dans votre tâche principale, et dans d’autres choses moins urgentes ou inadaptées.
3. Réorganisez alors votre planification pour les jours et les semaines à venir et pour les prochains travaux. Avec de telles améliorations, vous serez de mieux en mieux organisé-e.
4. Bon travail !