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Gestire la propria collezione di documenti

Trovare facilmente i documenti

Gestire i propri documenti è un’attività importante. All’inizio sono pochi ed è possibile classificarli tutti nello stesso posto. Ma poi…Noi vi proponiamo di effettuare un'attività in cinque tappe per scoprire e poi approfondire i diversi aspetti di questa gestione : ritrovare i dati facilmente, guadagnare tempo, evitare di perdere definitivamente dei dati e gestire i vari spazi di stoccaggio. 

Definire la propria logica di classificazione

Ci sono vari modi per classificare dei documenti (per anno, per tag, per attività, ecc.). Utilizzate una logica di classificazione a vostra scelta, creando delle cartelle e delle sotto-cartelle per deporre i vostri documenti. Questa logica dev’essere semplice, naturale e personale. Quindi applicare questa logica agli spazi d’immagazzinamento.

Una logica semplice

  • Gestire tanti livelli di cartelle e sotto-cartelle è difficile;
  • Più livelli di sotto-cartelle ci sono, più rischiamo di mettere nel dimenticatoio alcuni di essi

Una logica naturale 

Cominciate identificando i tipi di documenti che dovete immagazzinare. Identificate anche le azioni che dovete effettuare con questi documenti:

  • Azioni intermediarie: per esempio scaricate tanti documenti assieme: prima deponete tutti i documenti nella stessa cartella, in seguito suddividete i file utilizzando la vostra logica di classificazione.
  • Azioni più frequenti e in corso: metterle in cima della struttura logica, facilmente visibili. Per esempio aggiungendo dei segni (p. es. il segno uguale “=”) o dei numeri (p. es. 1, 2,…) o qualcos’altro prima del nome delle cartelle più utilizzate.
  • Azioni finite: alla fine della struttura logica o in uno spazio d’archiviazione.

Una logica personale

Nominate le cartelle, le sotto-cartelle e i file in modo che possiate ritrovarli. Non esiste una logica universale e delle regole assolute per tutti:

  • Potrete usare una serie di regole: un insieme di cartelle e file classificati secondo una logica ed altri secondo altre regole;
  • Concepite una logica che sia facilmente modificabile: una logica di classificazione può dover essere modificata con il tempo;
  • Concepite una logica che corrisponda al vostro modo di agire.

Non dimenticate di riflettere sulla logica da adottare. Nel mondo numerico attuale, ci si può facilmente perdere in un flusso di documenti trovati-classificati-prodotti ed altri lavori da svolgere. Per aiutarvi, rappresentate visualmente la vostra logica: uno schema, una copia della ricerca documenti, una mappa concettuale, ecc.

Ma non trascorrete troppo tempo a creare questa logica: fatene una prima versione, provatela e modificatela a seconda dei vostri bisogni.

Quali sono le logiche di classificazione?

Degli esempi di logiche per:

  • Gerarchia, tag,…
  • Attività (uni, lavoro, foto,…)
  • Cronologia (anni, mesi, giorni)
  • Livello d’urgenza e d’attualità: urgente, in corso, archiviato,…

Un grafico (carta concettuale, ecc.) della vostra logica di classificazione può aiutarvi a dare un significato ai legami tra le varie cartelle. Questo potrebbe facilitare la vostra ricerca tramite parole chiave (p.es. con strumenti integrati: MacOSX Spotlight e Windows Search (w7) o Search box (w8)).

Astuzie? Salvate direttamente un nuovo documento nella giusta cartella e create una "scorciatoia" sul desktop per un documento che state scrivendo (questo vi eviterà di dover riclassarlo in seguito). 

Risorse per approfondire

Dare un nome efficace ed esplicito ai documenti (e alle cartelle)

Nomi brevi e chiari, e adattati alla vostra logica di classificazione, rendono facile trovare file e cartelle.

Come rinominare i documenti?

Questi nomi devono essere in relazione con quello che è contenuto nel file o nella cartella. Possiamo trovare molti documenti in internet con dei nomi come: “DOC40512-projetID” o “e-294-11”. Questi nomi corrispondono senza dubbio ad una logica di classificazione dei loro autori o dei siti che mettono i documenti online. Ma è quasi sicuro che non sia la vostra logica, quindi non esitate a rinominare i documenti secondo le regole della vostra logica personale.

  • DocSocioCitaPeriferia.doc

Di cosa devo tener conto per i titoli dei documenti?

Quando state utilizzando un documento, il suo nome non è molto importante perché sapete cosa contiene. Ma dopo sei mesi ve lo ricorderete ancora? Dategli un nome esplicito, integrandoci 2-3 parole chiave che faciliteranno la sua identificazione quando farete una ricerca. Fate la stessa cosa per tutti i vostri file.

E se ho più versioni dello stesso documento?

È possibile che creerete cinque versioni prima di rendere un lavoro al vostro professore. Come fare a differenziare tutti questi documenti (se li volete salvare)? Un’idea semplice è quella di mettere il numero della versione nel nome del file. Per la versione definitiva del lavoro, quella che invierete, indicate “finale” o “definitiva” nel nome del file. Avrete quindi una collezione seguente dei files:

  • LavoroCorsoProfSchmidt_V1
  • LavoroCorsoProfSchmidt_V2
  • LavoroCorsoProfSchmidt_V3
  • LavoroCorsoProfSchmidt_V4
  • LavoroCorsoProfSchmidt_finale

Con questi nomi, saprete sempre distinguere le versioni intermedie da quella finale.

Una volta che avrete reso il lavoro (versione definitiva), riflettete se è necessario tenere tutte le versioni intermediarie. Pensate anche a creare una zona d’archivio, dove possiate mettere tutte le vecchie versioni (se le conservate) e i documenti dei progetti finiti. 

Risorse per approfondire

Utilizzare gli spazi d’immagazzinamento

Per evitare di perdere i file, è molto importante fare delle copie di sicurezza dei vostri documenti. Per farlo, si possono usare vari strumenti di immagazzinamento (cf.  La tabella comparativa degli strumenti d'immagazzinamento degli documenti-link).

Quali sono gli spazi d’immagazzinamento disponibili?

Con lo sviluppo del web 2.0, vari strumenti d’immagazzinamento sono stati sviluppati (iCloud Drive, One Drive, ecc.). La vostra istituzione mette anche a disposizione uno spazio personale d’immagazzinamento.

  • All’Università di Friburgo, tutti gli iscritti possono utilizzare SWITCHdrive.
    • Oltretutto, il servizio di repository SWITCHdrive è creato per le università svizzere e applica le leggi svizzere in ambito di proprietà intellettuale.
  • Ci sono anche i dischi esterni o le chiavi USB.
  • Zotero offre 300 MB di memoria gratuita (per i riferimenti bibliografici).
  • ecc.

Oltre ai file, è possibile memorizzare altre informazioni importanti su spazi dedicati:

  • Il sito internet diigo.com permette d’immagazzinare la propria collezione di link web su di una pagina internet.
  • ecc.

Fate sempre delle copie di sicurezza (backups)

Rispettate la vostra logica: mettete tutti i vostri documenti (e cartelle) negli spazi predefiniti. Per esempio, in Windows c’è uno spazio già esistente chiamato “my documents”, o su MacOSX “documenti” e potrete quindi fare delle copie regolari di questa struttura su di un disco/spazio nel cloud (backup). 

Risorse per approfondire

Creare delle cartelle e delle sotto-cartelle

Come creare una cartella?

Nello spazio dimmagazzinamento, cercate la funzione "crea nuova cartella". Spesso si trova in un menu (+) con altre funzioni come: "crea file", "scarica", ecc. Non dimenticatevi di rinominarla la cartellla. Seguite la logica di classificazione che avete stabilito in precedenza. Questo vi permetterà di essere coerenti per ogni nuovo documento da classificare.

Astuzie?

  • Nominate le cartelle più utilizzate in modo che compaiano subito all’inizio (per esempio mettendo dei === o dei numeri davanti al nome).
  • Potete anche creare delle sotto-cartelle. Per esempio, avete chiamato una cartella “foto” e, in questa cartella, creerete altre cartelle come “compleanni”, “vacanze”,… affinché possiate inserirci le vostre foto. Comincerete così un’arborescenza logica. 

Ritrovare i propri documenti

Come ritrovare un documento perso?

Familiarizzate con le varie possibilità di ricerca nel vostro strumento di gestione:

cerca (file managers):

Gestione delle referenze:

  • In Zotero, lo strumento di ricerca consente di effettuare un'interrogazione con parole chiave nei riferimenti memorizzati su titoli, autori, date, ecc. nonché nelle note e nei documenti associati ai riferimenti (https://www.zotero.org/support/searching).

Preferiti del sito web (bookmarks):

Il sito internet diigo.com permette d’immagazzinare la propria collezione di link web su di una pagina internet. Così facendo, potrete sempre ritrovarli, anche connettendosi alla rete con un computer che non sia il vostro.

Risorse per approfondire