Communiquer et Collaborer

Travaillez en équipe de manière optimale

La communication et la collaboration sont les deux piliers d'un travail d'équipe qui apporte beaucoup à ses membres :

• collaborer c'est profiter, au bon sens du terme, des forces (connaissances et compétences) des autres ;
• collaborer c'est aussi faire profiter les autres, toujours dans le bon sens du terme, de ses propres forces ;
• on dit souvent : "Tout-e seul-e, on va plus vite. En équipe, on va plus loin."

La communication et la collaboration vont également faciliter l’épanouissement personnel, diminuer un éventuel sentiment d’isolement et augmenter la motivation.

L'activité "Communiquer et Collaborer" présente sept situations très habituelles dans la vie d'une équipe de travail (discussion, réunion, production de documents, partage de ressources, présentation orale, etc.) et les outils numériques qui aident à mieux réaliser la tâche pendant ces moments.

Faciliter le travail en équipe n’est pas qu’une question d’utilisation d’outils. Une équipe mettant en oeuvre beaucoup de TIC pourrait être très peu efficace si :

• elle est très peu organisée (objectifs, calendrier, etc.) ;
• elle choisit et utilise des outils au hasard, sans avoir réellement pensé à ses besoins ;
• elle ne définit pas de règles communes d’usage de ses outils.

Au contraire, on observe un impact positif certain avec l’usage des TIC dans les activités de communication et de collaboration d'une équipe de travail. On peut résumer ces valeurs ajoutées avec les TIC à l’aide des points suivants :

• les TIC facilitent incroyablement le partage des informations dans l’équipe ;
• les TIC en réseau permettent de maintenir un rythme commun tout en autorisant les individus à garder leur propre rythme ;
• les TIC rendent possibles des tâches synchrones à distance dans des espaces virtuels (en particulier des réunions) ;
• les TIC rendent possibles des tâches asynchrones à distance sur des objets communs  (en particulier des documents).

Il peut sembler artificiel de se servir d’outils en ligne pour dynamiser le travail d’une équipe d’étudiant-es qui sont tous inscrit-es dans la même université et se voient tous les jours ou presque. A contrario, on peut mesurer le grand avantage de tels outils quand il faut, par exemple, tenir compte d’un membre d’une équipe qui préfèrera travailler tard le soir et d’un autre qui devra se rendre chez ses parents durant un week-end où le travail devra néanmoins avancer. Les outils en ligne facilitent alors tellement la gestion d’un travail en équipe que, dès qu’on y a goûté, on ne peut plus s’en passer.

Au travers d’un cursus universitaire, un-e étudiant-e aura l’occasion de collaborer dans des équipes de travail bien différentes. Par exemple, elle-il pourra travailler avec un-e collègue, plusieurs heures durant deux semaines pour préparer et animer une présentation orale.  Elle-il pourra aussi expérimenter de plus grandes équipes, comme par exemple travailler avec trois ou quatre autres étudiant-e-s durant un semestre complet pour réaliser un projet. Les premières étapes de la vie d’une équipe de travail sont centrées sur quelques questions clés auxquelles il s’agit de répondre pour commencer à travailler efficacement :

Q1 : Comment créer l’équipe de travail optimimale ?

Deux grands paramètres sont à prendre en compte :

• La taille conseillée pour un groupe d’apprentissage est de 3 à 6 personnes.
  • Cette taille dépend aussi du degré d’expertise des personnes pour le travail à effectuer par l’équipe.
  • Si vous êtes plus de 6, formez plutôt deux groupes (ou plus) et mélanger les membres de temps en temps. Cela évitera une équipe trop grande, plus difficile à gérer, et les groupes s’équilibreront.
• Choisissez les membres du groupe par “affinité” (d’objectifs, de visions, d’engagement,…).
  • Evidemment la première fois, au début de la première année à l’université, vous ne connaissez pas ou peu les autres et on ne peut pas tenir en compte ce critère facilement. Mais ensuite…
  • Parfois, vous ne pourrez pas choisir avec qui vous travaillerez. Restez constructif-ve-s et commencez par faire une liste des compétences et envies de chaque membre (voir aussi Question 2).

Q2 : Comment commencer à organiser l’équipe de travail ?

• Organisez une première réunion
  • Cette première rencontre sert de “prise de température mutuelle”.
  • Faites un petit tour de table sur les méthodes de travail, les techniques, les astuces, les forces (et faiblesses ?) de chacun-e.
  • Discutez également les attentes de chacun-e des membres du groupe.
• Clarifiez à ce moment avec les participant-e-s qu’elles et ils s’engagent à travailler
  • Un groupe d’étude qui travaille bien est une aide alors qu'un groupe qui travaille mal est un obstacle.
• Définissez les “règles” de travail de l’équipe
  • Par exemple: venir aux séances en étant “préparé-e” (présence en ayant fait les tâches prévues entre les rencontres).
  • Ces règles, ainsi que les sanctions, peuvent être plus ou moins strictes. Mais il est très utile de mettre les cartes sur la table dès le début du travail de groupe.
  • Les règles minimisent le risque de mauvais fonctionnement ou de rancunes de la part de certain-e-s membres par la suite.
• Définissez vos outils de travail
  • Echange des adresses email, des numéros de téléphone, etc.
  • Passer en revue les outils dont chacun dispose (ordinateur portable, tablette, etc.),
  • Discuter et définir un programme de travail collaboratif (p.ex. Gmail → travail collaboratif simultané)
  • Discuter et définir un outil pour chacune des tâches importantes de l’équipe :
    • Zotero ou Citavi → bibliographie commune ;
    • Diigo → répertoire de liens commun ;
    • SWITCHdrive → partage de documents ;
    • MS Teams → réunions à distance ;
    • AwwApp, Miro, Padlet, Trello → un organiseur graphique des tâches ;
    • etc.

A partir de tous ces points, définissez les rôles globaux de chacun-e.

Q3 : Quels sont les objectifs du travail de l’équipe ?

• Définissez ces buts de façon claire et opérationnelle. Par exemple, formulez des objectifs S.M.A.R.T. (Doran, 1981) :
  • Spécifique – L’objectif concerne des personnes, des conditions générales etc. concrètement désignées. Les limites du domaine de l’objectif sont fixées par avance.
  • Mesurable – Il est possible de définir les qualités et, le cas échéant, les quantités indiquant l’atteinte d’un objectif. Des indicateurs peuvent en être déduits et servent à décrire concrètement comment mesurer si on a atteint l’objectif.
  • Adapté – S’agit-il du « bon » objectif ? Les mesures prévues correspondent-elles à un besoin ? L’objectif vise-t-il un apprentissage qui permettra de bien passer le ou les examens?
  • Réaliste – Les perspectives d’atteindre l’objectif sont suffisamment bonnes dans le contexte donné (ressources, temps, compétences). Aucun facteur externe et incontrôlable n’empêche d’atteindre l’objectif.
  • un Terme est fixé – Un cadre temporel est fixée par avance. Une date à laquelle le but devra être atteint est fixée et communiquée à tou-te-s les membres du groupe.
• Élaborez les buts de l’équipe avec tou-te-s les membres
  • Il est important que tou-te-s les membres de l’équipe adhèrent aux buts.
  • L’élaboration collaborative des buts, par exemple à l’aide d’un wiki ou d’un éditeur de textes en ligne, est un bon moyen pour arriver à une telle adhésion.
• Notez ces buts afin d’y revenir à la fin de la recherche et de vérifier leur réalisation.

Q4 : Quel est le calendrier de travail de l’équipe ?

• Planifiez des rencontres régulières
  • La régularité des rencontres incite à un rythme de travail constant. De préférence au moins 1-2 fois par mois, voire toutes les semaines si possible. Fixez si possible un jour précis de la semaine, cela facilite l’organisation du temps des différent-e-s membres.
• Calez votre calendrier sur les dates importantes
  • Notamment sur les jours d’examens, d’interrogations, de cours,…, et mis en lien avec les objectifs du groupe.
• Prévoyez du temps pour les imprévus
  • Insérez quelques rencontres en plus de celles que vous estimez nécessaires pour atteindre les buts du groupe.
• Prévoyez une certaine flexibilité
  • Il est très probable qu’un ou plusieurs rendez-vous devront être déplacés, voire annulés. Gardez des moments “de réserve” pour faire face à ces cas.
• Établissez le calendrier avec toute l’équipe
  • Cela vous aide à assurer une participation régulière de tous. Un calendrier en ligne accessible par tou-te-s les membres, comme par exemple le calendrier de Moodle ou Google Agenda, est un outil qui peut faciliter l’élaboration et la consultation d’un calendrier partagé avec vos partenaires.

Nous nous sommes inspirés de différents auteurs et sites web afin de créer les questions et propositions de réponses qui précèdent : Cauvin (1997), (Doré & Landreville, 2004), Guédon (2014), Les dossiers du psychologue (2013), Mucchielli (2009) et Study guides and Strategies Website (sd).

La progression d’un travail d’équipe crée toute une série de situations de communication. Dans toutes ces situations, la communication entre les membres de l’équipe peut être améliorée si on prend en compte :

• la différence entre les outils asynchrones et synchrones.
• les moyens de discuter par écrit ou par oral avec des outils comme Skype, Teams ;
• l’importance de communiquer la progression du travail fait en équipe et les outils qui permettent de le faire.

Par contre, nous ne considérons pas ici tous les outils servant à partager des ressources documentaires ou à co-élaborer des documents. Ces types de situations et d’outils sont abordés dans d’autres situations de l'activité « Communiquer et collaborer ».

Principes fondamentaux de la communication dans un travail d'équipe

Alaoui, Laferrière et Meloche (1996) expliquent plusieurs principes fondamentaux de la communication à prendre en compte dans toute équipe de travail.

• Le travail peut se développer s’il y a circulation des informations.
  • Cette circulation nécessite que chacun puisse s’exprimer librement. La compréhension de ces informations, repose sur la condition que chacun veille à écouter et comprendre les autres. Aussi bien l’expression que l’écoute de tous les membres doivent se faire dans le respect et la confiance.
  • En particulier: “Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ibid.)
• Il y a deux types d’informations qui circulent dans une équipe :
  • les informations propres au travail à faire ;
  • les sentiments des membres de l’équipe tels qu’ils les expriment à propos de ce travail et des arguments apportés par les autres membres.
• La participation de chaque membre est requise.
  • “Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu.” (Ibid.)
• “Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ibid.)
  • Si chaque membre de l’équipe ne peut pas toujours être d’accord avec tous les autres, il doit par contre veiller à maintenir sa volonté que les relations entre les membres de l’équipe se passent au mieux.

Avec quels outils communiquer dans l’équipe ?

Si l’on considère comment les technologies peuvent aider la communication dans une équipe de travail, ce sont à la fois les outils asynchrones et les outils synchrones qu’il faut considérer.

• Les outils synchrones permettent de faire avancer un travail d’équipe lorsque les membres de l’équipe, tous ou une partie, ont  un moment commun de discussion ou de réunion :
  • téléphones, smartphones, etc. qui permettent surtout des échanges entre deux personnes ;
  • chats, systèmes de petits messages (SMS), etc.
  • systèmes de réunions et de conférences virtuelles
• Les outils asynchrones permettent de faire avancer le travail commun en profitant de moments différents dans les agendas des membres d’une équipe de travail :
  • systèmes de courriers électroniques (email) et de messageries (SMS, Skype)
  • forum électroniques où les informations échangées seront souvent organisées selon des fils de discussion

Discuter par écrit ou par oral

En utilisant les différents outils qui permettent de converser par oral (par exemple : SWITCHinteract, Skype) ou par écrit (par exemple Forum de Moodle), les interventions d’une personne vont être mieux acceptées et comprises par les autres membres du groupe en suivant quelques règles simples. Prenons quelques exemples :

• Dans un forum écrit, la personne intervient en copiant-collant une partie de phrase écrite auparavant et qu’elle veut commenter. Sans cela, il peut être très difficile pour les autres de comprendre à quoi se rapporte le nouveau commentaire.
• Dans un chat, pour répondre à Pierre qui vient de donner un avis, il est utile d’écrire le début de votre message comment suit : « pour Pierre : je suis d’accord avec ton argument… ». Sans cela, si beaucoup d’autres membres sont intervenus après Pierre et avant que vous répondiez, on ne peut pas savoir facilement à qui vous dites : « je suis d’accord avec ton argument… ».
• Si vous recevez un message par e-mail envoyé à toute l’équipe et que vous ne pouvez pas y répondre tout de suite (par exemple : vous n’avez pas le temps maintenant, vous devez vérifier quelque chose avant de pouvoir répondre), envoyez néanmoins tout de suite une réponse courte : « Bien noté. J’y réfléchis. » ou « Bien noté. Je réponds jeudi. ». Tous les autres savent alors que vous avez vu le message et que vous vous en préoccupez.

De plus, au cours d'une discussion, chaque membre d'une équipe doit devenir récepteur-trice et/ou émetteur-trice quand cela convient. Alaoui, Laferrière et Meloche (1996) nous précisent ce que cela veut dire :

• “Pour bien écouter et comprendre ce que l’émetteur communique, le récepteur doit :
  • adopter une attitude intéressée sur le plan non-verbal, ou tout au moins une attitude ouverte, compréhensive;
  • laisser l’autre s’exprimer jusqu’au bout;
  • s’assurer de la bonne compréhension des idées émises par l’émetteur en lui posant des questions ou en reformulant les idées qu’il ou elle a émises; être sensible à l’émetteur en s’efforçant de cerner sa réalité et sa perception des choses.
• Pour s’exprimer de façon à être écouté et à être compris, l’émetteur doit :
  • s’exprimer le plus succinctement possible pour éviter d’empiéter sur le temps d’expression des autres membres de l’équipe;
  • s’exprimer de façon claire et précise; utiliser un langage accessible;
  • avoir recours, au besoin, au langage non-verbal.”

Faire savoir aux autres que le travail de l’équipe progresse

Lorsqu’une équipe travaille en présence, chacun-e a facilement conscience qu’un-e membre veut parler, est présent-e, commente un document, fait une blague, que l’équipe vient de prendre une décision, etc. Tous ces éléments sont importants à communiquer pour que tou-te-s les membres comprennent bien la progression du travail de l’équipe.

Dans la communication directe, où les participant-e-s sont dans un même lieu au même moment, ces éléments sont transmis par des “dits” et des “non-dits”, souvent exprimés par des messages non verbaux (un sourire, un hochement de tête, etc.). En travaillant à distance, cette communication et la compréhension de l’avancement du travail sont plus difficiles.

Pour favoriser votre communication dans des situations de travail à distance, vous pouvez utiliser les fonctions “d’awareness” des outils de communication. Le terme anglais “awareness” est utilisé pour désigner “la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Equipe Tecfa, 2012). Regardons quelques exemples :

• Vous venez de travailler deux heures dans un texte écrit en commun. Dites aux autres ce que vous venez de faire, ce qu’il vous reste à faire, ce qu’il faut décider. Vous pouvez le faire en envoyant un mail par exemple, en laissant un commentaire très visible dans la marge du texte ou dans l'organiseur graphique des tâches (Trello), en utilisant le mode « révision » (« track changes ») du traitement de texte, etc. Les autres savent alors ou regarder, répondre et compléter.
• Vous entrez dans une salle de réunion virtuelle. Il y a quelque part une liste des noms des personnes déjà présentes ou une icône qui représente chacun-e des autres membres de l’équipe. C’est aussi le cas dans Google drive, par exemple, où les personnes présentes dans le document sont représentées par une petite vignette.
• Dans un outil de réunion en ligne comme MS Tems, les personnes présentes peuvent lever la main pour indiquer aux autres leur volonté de s’exprimer. Cela facilite le rôle de l’animateur-trice de la réunion.
• Toujours pendant une réunion d’équipe, un-e membre intervient pour proposer que l’on passe à l’étape suivante du travail à effectuer. Cette personne explique pourquoi elle pense que l’étape précédente est aboutie et tout le monde exprime son accord ou désaccord. On peut utiliser un outil de vote pour bien faire comprendre à tout le monde si, oui ou non, l’équipe est passée à l’étape suivante.
• On peut montrer aux autres le ton avec lequel on dit les choses en utilisant des smileys dans un chat ou un mail.

De nombreuses fois un-e étudiant-e doit produire un travail écrit en collaborant avec des collègues. Cette fiche d’activité propose des réflexions et des conseils pour répondre aux questions concrètes suivantes :

Comment puis-je créer et partager un document ?

Choisir un outil collaboratif d’écriture :  A l’Université de Fribourg, tou-te-s les utilisateurs-trices peuvent utiliser SWITCHdrive. Nous le recommandons vivement car le service de repository SWITCHdrive est fait pour les universités suisses et applique les lois suisses en matière de propriété intellectuelle (Plus d'information à  ce sujet : cf. Activité "Choisir un traitement de texte"). Un autre outil collaboratif très utilisé est Google drive (drive.google.com). Si vous n’avez jamais utilisé ces services en ligne, commencez par vous inscrire (gratuit) : créer votre compte sur SWITCHdrive.

Concernant la création et le partage des documents, ces tutoriels pourront vous aider : partage des documents et édition collaborative avec SWITCHdrive.

Pour un document écrit académique, on doit aussi créer une bibliographie. Utilisez les fonctions de collaboration d'un gestionnaire bibliographique (comme Zotero groupe) pour le faire en équipe.

Comment sauver mon document ? Où accéder à une version antérieure ?

Pour OnlyOffice le fichier est sauvé automatiquement (pour l’utilisation en ligne avec votre navigateur) mais il faut cliquer sur “save” dans le menu “file” (ou utiliser le raccourci clavier CTRL S) si on utilise le client SWITCHdrive. Les historiques des fichiers sont aussi enregistrés. Avec Word, ils sont accessibles si les fichiers sont enregistrés sur OneDrive.

Comment voir et savoir le travail des uns et des autres ?

Pour un travail en commun, avec Word ou OpenOffice Writer, une version particulière du document peut facilement montrer les apports de chacun-e avec des couleurs différentes. Mais, si les gens travaillent en même temps, il existe plusieurs versions simultanées qu’il faut remettre en une seule, etc. C'est long et fastidieux…

Dans un document OnlyOffice ou Google Docs, les contributions de chaque éditeur-trice ne sont pas différenciées, par exemple par une couleur. Lorsque quelqu’un écrit, on voit un curseur à l’endroit où elle-il agit et on voit aussi le texte évoluer en direct : 

• On peut créer des couleurs différentes pour les ajouts (lignes, mots, etc.) des différent-e-s auteurs comme dans d’autres traitements de texte (Word par exemple) :
  • dans OnlyOffice : en utilisant la fonction “track changes” ;
  • dans Google Docs : en utilisant le « Reviser » (Menu > "boutton crayon" sur la droite > suggestion).
• Dans OnlyOffice et Google Docs, pour savoir ce que chaque membre de l’équipe a fait dans le document commun, on peut :
  • décider que durant une étape du travail, le rôle de chacun-e est de travailler dans une partie spéciale
  • ajouter un commentaire à une partie nouvelle pour attirer l’attention des autres sur ce changement

Comment faciliter l’avancement du document ?

• Prenez des rendez-vous pour travailler en même temps dans le document. Si vos agendas le permettent, c’est très motivant.
  • Vous saurez facilement que vos collègues sont en ligne avec vous parce qu’une petite icône représente chaque personne connectée
  • Vous pourrez avoir rapidement une petite discussion (au clavier) avec toute personne présente avec le chat que OnlyOffice et Google Docs associent au document.
• Une règle simple qui facilite beaucoup l’écriture en commun : séparez le texte des commentaires.
  • On écrit souvent du texte tout en laissant aussi dans l’espace du texte des choses pour s’aider à continuer: “à finir”, “retravailler cette phrase”, “chercher la référence biblio”, etc.
  • En travaillant seul-e, cela ne pose pas trop de problème. Mais, à plusieurs, il vaut beaucoup mieux séparer ces petits ajouts du texte en utilisant la fonction commentaire qui insère une petite fenêtre dans la marge du texte, avec l’ajout à l’intérieur.
• Plein d’avantages :
  • Votre regard est attiré par le commentaire en marge ; celui de vos collègues aussi. Le petit travail à faire ne sera pas oublié et le commentaire ne restera pas dans votre texte final…
  • Vos collègues étant attiré-e-s elles et eux aussi visuellement par votre commentaire, elles et ils pourront mieux vous aider et faire avancer votre texte en commun. Par exemple, votre collègue qui voit en marge  “chercher la référence biblio” et qui dispose de cette référence pourra l’ajouter.
  • Dans ce cas, vous recevrez directement dans votre boîte email un courrier pour vous avertir que ce petit travail est fait. Pas de temps perdu à continuer à chercher l’information qu’un-e autre membre de l’équipe avait de son côté.

Comment savoir quand le document est terminé ?

• Le délai dont votre équipe dispose est-il vraiment la réponse à cette question ?
  • Ne vous laissez pas déborder par cette date butoir. Ne vous retrouvez pas à cette date avec un document pas terminé. Envoyez donc régulièrement des messages à vos collègues pour leur faire savoir ce que vous venez de faire, ce qu’il reste à faire selon vous, les questions auxquelles répondre, etc.
• Mieux. Organisez des périodes de temps avec votre équipe, chaque période dédiée à une activité particulière.
  • Période 1:  Structurer le document: décider des sections et de leurs contenus.
  • Période 2: Ecrire, par exemple, chacun-e dans une section particulière.
  • Période 3: Relire, par exemple, chacun-e relit une section (qu’elle ou il n’a pas écrite) et ajoute des commentaires, des propositions d’ajouts et de reformulations, des questions, etc.
  • Période 4: Ajouter la bibliographie. Google Docs permet d'utiliser Zotero comme outil de gestion bibliographique associé/intégré (fonctionne avec Firefox et Chrome). Nous conseillons alors de créer un groupe dans Zotero entre les membres de l’équipe pour faciliter le partage des références bibliographiques puis leur intégration dans le document commun.
  • Période 5: Revoir ensemble (séance commune) pour revoir les commentaires, les expliciter au besoin aux autres, décider des solutions et écrire ces solutions dans le texte. Si on est à distance, on peut très bien :
    • utiliser MS Teams pour discuter des points commentés
    • être connecté-e-s en même temps à OnlyOffice (utilisation en ligne avec votre navigateur) ou à Google Docs pour voir les commentaires et travailler ensemble sur le texte
  • Période 6: Après une telle séance commune, il reste toujours une liste de petites choses à finir. Il faut qu’un-e membre de l’équipe envoie un message bilan à tou-te-s avec cette liste et proposant qui fait quoi.

Où faire la mise en page finale ?

• Un traitement de texte, comme Word ou OpenOffice, est plus efficace que OnlyOffice ou Google Docs pour effectuer la mise en page finale. Word a plus de fonctions liées à la mise en page que OnlyOffice ou Google Docs.
• Pensez aussi à convertir votre document final au format .pdf avant de le distribuer. Vous serez certain-e ainsi que votre mise en page sera conservée et votre document bien lisible par tous vos lecteur-trice-s.
• Mais, surtout, investissez votre temps sur le fond plutôt que sur la forme.

Pour qu’une équipe fonctionne bien et que son travail commun avance, la réunion d’équipe est incontournable. Tout en restant relax, elle ne doit cependant être organisée pour ne pas devenir une grande perte de temps. Cette fiche d’activité propose des réflexions et des conseils pour répondre aux questions concrètes suivantes :

Comment trouver le meilleur moment pour une réunion ?

• Durant la première réunion de l’équipe, tou-te-s les membres viennent avec leurs agendas, décident du nombre de fois qu’il leur faudra se réunir et trouvent les dates-horaires nécessaires.
  • On peut utiliser des moments qui sont libres régulièrement dans la semaine (pas de cours, ni de sport, ni d’autres activités) pour le plus des membres de l’équipe.
  • Un de ces moments libres en commun peut être pré-réservé chaque semaine pour la durée du travail à effectuer par l’équipe.
• Si un tel calendrier de toutes les réunions n’est pas fait en une fois au début de la vie de l’équipe, un bon moment pour trouver les date et horaire de la réunion suivante est la fin d’une réunion.
• Pour décider d’une date et d’un horaire précis, on peut aussi utiliser l’outil Doodle qui permet que chacun-e réponde à une liste de propositions.

Comment s’organiser avant la réunion ?

• La date et l’heure de la prochaine réunion étant fixées, il faut en informer tou-te-s les membres suffisamment tôt (même ceux qui ne pourront pas venir). Quelqu’un dans le groupe doit avoir le rôle de lancer cette information. Un moyen très simple et très efficace pour le faire est le mail électronique.
• Cette information doit aussi contenir : le lieu de la réunion, la durée prévue et l’ordre du jour.
  • Si le lieu est inhabituel pour l’équipe, joindre un plan ou des explications claires et simples pour trouver.
  • Pensez aussi au lieu en fonction des technologies qui y sont disponibles et en fonction de vos besoins pour l’ordre du jour prévu : wifi? projecteur beamer? etc.
• A l’avance, il faut aussi convenir de ce que chacun-e doit avoir fait avant de venir à la réunion
  • en particulier il faut décider qui doit éventuellement préparer une présentation, un résumé ou un bilan sur un certain point (et combien de temps cette présentation doit durer)
  • cette préparation peut impliquer des personnes qui savent à l’avance qu’elles ne pourront pas être présentes au moment de la réunion
• Si toute l’équipe ne peut pas être au même endroit, les outils en ligne actuels, permettent de se créer très facilement une salle virtuelle :
  • avec MS Teams : on peut se voir et s’entendre, partager des documents et en discuter, enregistrer la réunion pour pouvoir revoir celle-ci plus tard

Et si quelqu’un ne peut pas être présent-e à une réunion ?

• Nobody’s perfect ; si une personne annonce qu’elle ne pourra pas être présente, les autres membres de l’équipe ne peuvent pas le lui reprocher. Toutefois, ce n’est pas parce qu’une personne est absente d’une réunion  qu’elle n’a pas un rôle à y jouer:
  • La personne absente devra normalement se plier aux décisions des membres de l’équipe participant à la réunion. Tou-te-s les membres de l’équipe devront donc recevoir le PV de la réunion.
  • La personne absente peut aussi vouloir donner son point de vue sur certains aspects de l’ordre du jour par avance (par email au groupe ou écriture des informations qu’elle veut partager dans un document partagé).
  • Le calendrier de travail de l’équipe peut aussi obliger que cette personne, malgré son absence, communique durant la réunion l’état d’avancement de son travail ou des informations en sa possession. Un-e autre membre de l’équipe peut être délégué-e pour représenter la personne absente.
  • Les présent-e-s devront alors prendre ces informations en compte durant la réunion.
• Décision anticipée
  • On peut aussi organiser un vote à distance (et asynchrone) avec un outil de sondage à distance (voir activité “prendre une décision en équipe”)

Comment s’organiser pendant une réunion ?

• Bien débuter la réunion en rappelant rapidement l’ordre du jour
  • Les tâches qui étaient à faire par chaque membre avant cette rencontre,
  • Les tâches à faire pendant la rencontre,
  • Les points à aborder et le temps à y dédier.
  • L’idéal est que cet ordre du jour ait été communiqué avant la réunion, par mail par exemple. Il est bien également que l’ordre du jour soit projeté sur un écran ou distribué sur papier afin que tout le monde y ait accès.
  • Il est d’usage que les membres présent-e-s puissent ajouter un point à aborder (à faire en début de réunion).
• Bien débuter la réunion en définissant les rôles
  • Au moins un-e “président-e”, responsable et animateur-trice de la séance.
  • Un-e secrétaire de séance : elle ou il prend les notes nécessaires à l’écriture du PV de la réunion.
  • D’autres rôles : gardien-ne du temps, distributeur-trice de parole, …
  • Responsable TIC: est la personne la plus à même à répondre à vos questions en cas de problèmes avec un outil TIC
  • Les rôles peuvent être fixes ou changer à chaque réunion (cela va dépendre des désirs du groupe).
  • Vous observerez rapidement que chacun-e va se positionner: leader, médiateur-trice, etc.
• Déroulement de la réunion
  • Suivre l’ordre du jour et s’y tenir
  • Notes pour le PV :
    • Pas besoin de tout noter. Sont nécessaires: Les actions à mener. Qui fait quoi. Les décisions prises. Les dates butoirs.
    • On peut noter tout cela sur papier. Mais écrire ces notes directement dans un fichier en facilitera la distribution. Et pourquoi ne pas ouvrir un document partagé avec Google Drive? Cela sera encore plus simple.
  • Contribution des membres :
    • Chaque participant-e arrive préparé-e aux rencontres.
    • Chaque participant-e contribue en étant la-le plus clair-e possible et la-le plus bref-brève possible.
    • Critiques/remarques/compliments sont exprimés par les participant-e-s en restant constructifs-ves, c’est-à-dire en particulier sans émettre de jugement (“Ce n’est pas une bonne idée de rajouter une partie dans le document.”) mais des arguments (“Ce n’est pas une bonne idée  de rajouter une partie dans le document parce qu’on n’aura pas le temps de finir pour la semaine prochaine.”).
    • Une réunion doit permettre à tou-te-s de s’exprimer librement et de prendre des décisions démocratiquement.
    • La qualité d’une réunion tient souvent aux informations communiquées et aux décisions prises. Si les membres ressortent beaucoup plus informé-e-s, ont pris de bonnes décisions et savent quoi faire avant la prochaine réunion, l’équipe pourra mieux avancer grâce à la réunion.
  • Garder le focus sur les tâches prévues à l’ordre du jour
    • La-le président-e de séance ou le gardien du temps peuvent/doivent attirer l’attention des autres participant-e-s lorsqu’un point prend plus de temps que prévu. Parfois il est bon de décider qu’un point ne soit pas abordé pour pouvoir terminer la discussion sur le point précédent.
  • Eventuellement prévoir un moment de socialisation (p.ex. à la cafétéria) en fin de séance.

Que faire à la fin d’une réunion et juste après ?

Préparez la rencontre suivante

• A la fin de chaque rencontre, préparez la rencontre suivante (date-heure, ordre du jour, tâches à faire avant la rencontre, qui prend un ordinateur…).
  • Résumez les tâches à faire entre deux rencontres pour chaque membre.
  • Définissez la modalité de rencontre : en présence en précisant le lieu et l’heure, à distance sur un chat, sur un forum (asynchrone, définissez les modalités), etc.
• Envoyez le PV et pensez au suivi de la réunion
  • Si on a besoin d’être formel, la version 1 du  PV est envoyée avec un laps de temps court pour que chaque participant-e à la réunion lise et approuve son contenu. Après corrections éventuelles, la version finale est renvoyée à chaque membre de l’équipe. Elle fait foi pour toute l’équipe.
  • On veille après que les délais et les actions décidés en réunion soient bien respectés.

Une équipe doit prendre une décision lorsqu’une question se pose à elle et qu’il faut y répondre ou lorsqu’un problème surgit et qu’il faut y trouver une solution. Il s’agit de faire au mieux pour que chaque membre puisse exprimer ses arguments pour ou contre une certaine option. Il s’agit ainsi toujours d’établir un consensus dans l’équipe grâce à ce que chacun-e peut apporter. Une fiche accessible en ligne donne un résumé intéressant de ce processus (Thiébaud, 2013).

Q1 : Le point sur lequel l’équipe doit prendre une décision est-il clair ?

• Si oui, il faut évidemment passer à la prise de décision elle-même.
• Mais, l’équipe peut aussi être dans la situation où elle doit préciser la question avant que le groupe puisse prendre une décision :
  • Les membres de l’équipe doivent pouvoir amener des arguments, des idées qui selon elles-eux éclairent et précisent ce point.
  • Un bon outil pour cela est sans doute le forum de discussion.
  • Le but est de parvenir à un libellé, faisant consensus, de la question à poser.

Q2 : Comment faire naître les arguments à prendre en compte dans une décision ?

Lorsque la question est posée, un minimum de temps doit exister pour que les divers-es membres du groupe puissent exprimer les arguments qu’elles ou ils ont, en faveur ou en défaveur des différentes réponses qu’on peut proposer :

• Une réunion en présence peut être efficace mais elle risque aussi de partir dans tous les sens et, surtout, il faut garder trace des différents arguments donnés par les un-e-s et les autres pour pouvoir décider ensuite en prenant en compte tous les avis exprimés.
• Un outil en ligne peut être très utile et efficace pour un tel travail d’équipe. Selon les cas, on peut le choisir en particulier parce qu’il attribue automatiquement chaque argument à son auteur ou, au contraire, parce qu’il laisse anonymes les arguments.
• Un Forum en ligne présente plusieurs avantages :
  • Ce sont les membres elles-eux-mêmes qui écrivent leurs arguments. Cette écriture fait réfléchir. Et on est souvent plus précis-e par écrit qu’oralement.
  • Le Forum rassemble et partage avec toute l’équipe tous les arguments, dès qu’ils sont écrits.
  • Chaque membre peut répondre tranquillement, avec le temps nécessaire à la réflexion, aux arguments des autres. Ces petits dialogues sont reliés directement alors qu’ils pourraient être dissociés dans une discussion orale.
• Un Wiki est aussi un bon outil pour ce genre de travail d’équipe :
  • Les différents arguments sont écrits les uns à la suite des autres

Lorsqu’on a récolté les arguments de chacun-e, il s’agit de les organiser afin d’aider l’équipe à prendre une décision.

• Lorsque plusieurs options sont possibles, pour aider la prise de décision, on peut récapituler dans un tableau tous les arguments en faveur et en défaveur des différentes options tout en distinguant des critères.
• Par exemple, si l’équipe cherche l’ordinateur le plus adéquat, entre ceux des membres de l’équipe, pour effectuer une certaine tâche à effectuer avec un logiciel :
  • les différentes options sont les ordinateurs des membres
  • les critères sont : disposer du logiciel? durée de la batterie? etc.

Q3 : Comment prendre une décision ?

• Il existe divers outils de sondage et de vote (liens vers les outils : cf. onglet "Outils")
  
  • Doodle : On se sert le plus souvent de Doodle pour définir une date de réunion. On peut aussi l’utiliser en indiquant des thèmes à choisir (cliquer sur texte libre)
  • Tricider : Cet outil très simple permet de poser une question. Les personnes participant à la réflexion peuvent proposer des réponses et tou-te-s les membres du groupe peuvent alors commenter, voter, etc.
  • Pingo : Permet de poser une question et recevoir des réponses anonymes
  • Microsoft Forms : Permet de créer un sondage en ligne
• Parfois la méthode vote est très simple : on choisit juste entre deux options.
• Parfois, il s’agit de prendre une “sous-décision” sur différents arguments avant de pouvoir prendre une décision globale. La méthode de Décompte et Pondération peut être très utile dans ce cas.
  • Décompte et Pondération 1 :
    • on peut “compter” les arguments en les codant : +1 (en faveur de l'argument) et -1 (en défaveur de l'argument)
    • les membres décident qu’un critère est plus important et un autre moins important (par exemple : critère B plus important, C moins important)
  • Décompte et Pondération 2 : les membres ont chacun 10 points à répartir comme elles-ils le désirent entre les différents arguments. On fait ensuite le total pour chaque option.

Pour mener son travail, une équipe a besoin de partager des documents, des informations, des adresses de sites internet, etc. Comment faire pour rendre ce partage facile et efficace ? Voici quelques conseils pour partager des listes d'informations et des documents avec votre équipe : 

Comment partager des listes d’informations ?

Dans une équipe, on a souvent besoin de partager des listes de petites informations (idées, choses à faire, etc.) :

• Twitter: Cet outil peut servir à un tel partage en utilisant un “htag” particulier à l’équipe. Les informations seront visibles de tout le monde.
• Email ou Wiki : Le email peut aussi servir à un tel usage. Mais les différentes informations seront disséminées, à droite et à gauche, alors qu’on cherche au contraire à les regrouper. Un wiki sera donc certainement plus efficace.
• Si les informations concernent toutes un document spécifique, il vaut mieux les concentrer dans ce document, par exemple en utilisant une fonction de commentaires.

Comment partager des documents ?

• Lorsqu’on écrit un document en équipe, évidemment, on le partage. Dans ce cas (cf. activité “Ecrire un document collectivement”), le service en ligne de Switch Drive est très efficace.
  • En ce sens, Switch Drive est un outil de partage pour des documents en pleine élaboration ainsi que pour des documents terminés
  • Si vous élaborez de nombreux documents dans de nombreux groupes différents, la gestion de vos documents sera aidée par un choix judicieux des titres des documents ou la création de dossiers (un par équipe de travail ou par travail)
• Pour des documents que l’on trouve, déjà faits, et que l’on veut partager, des outils existent pour ce partage.
  • Par exemple, SWITCHdrive est un service très efficace pour cela. Ce service de repository est fait pour les universités suisses et applique les lois suisses en matière de propriété intellectuelle.
    • Avant tout usage des outils de stockage et de partage de fichiers (repository), voir les conseils de l'activité Définir les espaces de stockage. On parle ici en particulier de SWITCHdrive, Google Drive, Icloud, Onedrive et Slide Share.
  • S’il est important pour vous de conserver le document avec ses références bibliographiques tout en le partageant, des outils comme Zotero ou Citavi seront bien utiles. Vous pourrez créer des groupes de personnes et partager certains documents avec leurs membres.
  • Certains fichiers sont d’une taille trop élevée pour être transmis par email (> 20Mo). Ils peuvent néanmoins être transférés à vos collègues avec un outil comme SWITCHfilesender.
• Parfois ce sont des informations spécifiques qu’il y a besoin de partager.
  • L’outil Diigo permet de partager des liens vers des sites-pages web.
  • Les outils Zotero et Citavi permettent de partager des références bibliographiques, c’est-à-dire en particulier de constituer à plusieurs des listes de références sur des thématiques variées.
• Parfois, ce n’est pas seulement le partage de ressources qui est important mais aussi l’avis que l’on a sur ces ressources. C’est alors la recommandation des ressources qui est également partagée. De multiples exemples existent dans la vie quotidienne (recommandation d’hôtels, de recettes de cuisine, de ressources déposées sur Facebook, etc.). On peut tout à fait y songer dans une équipe de travail, par exemple pour une liste de livres où les recommandations aideront un nouveau membre à trouver facilement l’ouvrage à lire en premier.