Gestire il proprio tempo e le proprie attività

Essere più efficienti nella gestione degli studi

Non dovete perdere troppo tempo a gestire il vostro tempo, basta avere un’idea globale della gestione e annotare qualche scadenza importante (esami, lavori da consegnare, ecc.). Passare troppo tempo ad organizzare i dettagli troppo in anticipo non è consigliato. Quest'attività in 5 tappe vi permetterà di scoprire nuovi strumenti e nuove possibilità per gestire il vostro tempo e le vostre attività.

Avrete anche la possibilità di scoprire le abitudini di altre persone consultando i risultati del sondaggio “Quelles habitudes dans votre gestion du temps et des tâches?” (cf Risorse)

I benefici della gestione del tempo e delle attività

La vostra gestione del tempo sarà migliorata lavorando su voi stessi (uno strumento siamo noi) e stimando la durata delle attività che dovete svolgere:

• Evita un sovraccarico di lavoro
• Riduce lo stress
• Migliora i risultati
• Si guadagna del tempo per sé stessi

Più benefici con i TIC?

• Inserire delle attività regolari nel calendario con un’opzione di ripetizione cosicché dovrete solo aggiungere le attività sporadiche;
• Modificare facilmente l’agenda;
• Avere una migliore visione globale delle attività da svolgere sulla lunga durata (per esempio un anno);
• Mettere degli avvisi (suoneria, e-mail,…);
• Utilizzare dei colori per visualizzare meglio la durata di un progetto o delle attività;
• In gruppo? Inviare la pianificazione ad altre persone e centralizzare i contatti;
• Un ultimo vantaggio? Approfittare della sincronizzazione automatica dell’agenda sullo smartphone, il tablet, il computer portatile o fisso.

Qualche domanda per accompagnarvi in questo percorso

A questo punto, riflettete sulle vostre abitudini quando si tratta di gestire il vostro tempo e le vostre attività. Vi proponiamo di porvi le seguenti domande:

• Quando ho avuto le mie ultime scadenze (esami o altro), a che momento ho iniziato ad occuparmene? Come mi sono organizzato?
• Quali sono gli strumenti per la gestione del tempo e delle attività che ho utilizzato? Potrei facilitarmi il lavoro?
• Ho avuto dei buoni risultati? Sono soddisfatto?
• Per le mie future scadenze, ho voglia di rivivere la stessa situazione, di utilizzare gli stessi strumenti o vorrei cambiare qualcosa?

Per migliorare la gestione del vostro tempo e delle vostre attività, è essenziale essere coscienti delle forze e delle debolezze del vostro modo di organizzarvi. Pensate alle vostre ultime scadenze: come vi siete organizzati dal momento che siete venuti a sapere che dovevate consegnare un certo lavoro per una certa data? A posteriori, come giudicate la vostra attitudine? Pensate che potrebbe essere migliorata?

In funzione delle vostre risposte, questa tappa vi aiuterà a scoprire dei nuovi strumenti per gestire il vostro tempo e le vostre attività, ma ugualmente ad organizzarvi meglio. 

Qual è il vostro ritmo di lavoro?

Siete piuttosto mattinieri o preferite lavorare nel pomeriggio? Chiedetevi in quale momento della giornata siete più efficaci. Se pensate che sia il mattino, dove siete più reattivi e svegli per realizzare un’attività che richiede uno sforzo cognitivo, privilegiate questi momenti per i lavori più impegnativi (per esempio un lavoro scritto) e mettete le riunioni o altri lavori meno faticosi al pomeriggio.

Chiedetevi anche per quanto tempo siete capaci di lavorare restando realmente concentrati. Sono rare le persone che riescono a lavorare tutto il giorno restando applicati al 100% su un’attività. Se il vostro livello di concentrazione resta alto durante un’ora, concedetevi cinque minuti di pausa dopo ogni ora di lavoro affinché riusciate a restare più concentrati nell’ora successiva.

Per osservare meglio il vostro modo di lavorare, vi proponiamo lo strumento Toggl che vi aiuterà a stabilire quanto tempo impiegate a svolgere un lavoro prima di passare al seguente. Alla fine della giornata, potrete avere un resoconto del vostro ritmo di lavoro e della vostra capacità di concentrazione.

Provate per una settimana.

Una pausa di 10 minuti in caffetteria che si trasforma in un’ora, cercare un’informazione in internet e perdersi a navigare su altri siti, ecc. È facile essere disturbati dall’ambiente che ci circonda e dagli strumenti di cui disponiamo. Per questo motivo, la prima settimana annotatevi quanto tempo impiegate per svolgere ogni attività. Per misurare questo tempo potrete anche utilizzare lo strumento Toggl. Sarete sicuramente sopresi dal risultato.

A dipendenza della settimana di prova, adattate la vostra pianificazione o modificate le vostre abitudini (cf. Attivita "Miggliorare la gestione del vostro tempo").

Che reazione avete riguardo allo stress?

A seconda del periodo, avrete più o meno tempo per effettuare un lavoro. In più, potrà capitarvi di riscontrare alcuni imprevisti. Per questo motivo è importante organizzarvi bene, imponendovi un programma da seguire con rigore.

Esistono vari strumenti, che vedremo nelle prossime attività, che permettono di organizzare meglio il proprio tempo di lavoro. Nonostante questo, non si tratta solamente di stabilire un programma, ma bisogna anche auto motivarsi per rispettarlo. Per far questo, vi proponiamo di realizzare le vostre attività poco alla volta, come avete precedentemente pianificate nelle vostre agende (cf. attività seguenti), per non ritrovarvi con una mole di lavoro troppo grande e un lasso di tempo troppo ristretto.  

Lo scopo di questa tappa è di aiutarvi ad organizzarvi per un periodo di tempo abbastanza lungo. Per esempio, la durata di un semestre per uno studente. Lo strumento essenziale a tal fine è un'agenda (cartacea o elettronica). Non dimenticatevi, ad esempio ogni mese, di aggiornare la vostra organizzazione a lungo termine.

Pianificare la vostra agenda all'inizio del semestre

L'inizio del semestre è un buon momento per pianificare il vostro tempo e le vostre attività a medio/lungo termine. A tal fine, si possono considerare i due punti seguenti:

1. Le attività che si ripetono ogni settimana. Iniziate inserendo nell'agenda (elettronica o cartacea), le attività ripetute settimanalmente: 
   • I corsi, seminari, esercizi, laboratori, ecc.;
   • Gli altri momenti di studio (letture, compiti, ecc.);
   • Il lavoro (se ne avete uno);
   • Le attività sociali, famigliari, personali;
   • Le faccende domestiche (pulizie, lavanderia, ecc.);
   • Il tempo per riposarsi;
   • Gli hobby e lo sport. 
2. Gli eventi singoli, ma pianificati in anticipo: 

• Il periodo di preparazione per gli esami e le date degli esami;
• Le date importanti per il semestre e per l'anno accademico (iscrizione a corsi, agli esami, ecc.);
• Le vacanze e i giorni festivi; 
• Le date delle competizioni se fate sport...

Dovreste avere un'agenda simile alla tabella sottostante per le attività ripetute ogni settimana e, in alcune settimane, questa tabella dovrebbe includere anche eventi speciali (non mostrati qui).

Vantaggi di un'agenda elettronica

Grazie ad un'agenda elettronica (Outlook, UniFR Agenda, Moodle, "Google Calendar", "SmartPhone"), avrete vari vanatggi come:

• Essere sincronizzabili su vari strumenti (computer, smartphone o iPhone e tablet);
• Condividere i calendari con gli amici per organizzare al meglio il lavoro di gruppo;
• La modalità "ripetizione" per mostrare, ad esempio, una lezione ogni martedì dalle 10.00 alle 12.00 per 10 settimane;
• L'assegnazione di un colore per ogni attività al fine di distinguere chiaramente tra lezioni, attività professionali o private.

Pianificare i lavori e gli imperativi, si ma…

• Non investite tutto il vostro tempo libero nello studio fino al punto di non poterne più e di non riuscire più a fare niente. Prendetevi del tempo per fare delle pause (comunque non troppo lunghe) e rilassatevi. Sarete sicuramente più performanti.
• Il lavoro regolare è indispensabile per riuscire i propri studi. Prendetevi del tempo per rivedere i corsi, fare dei riassunti, discutere con i colleghi, ecc. È già un passo avanti nell'apprendimento (cf. Attività "Utilizzare l'agenda tutti i giorni").
• Ricordatevi di essere flessibili e adattare il vostro orario. Assicuratevi che il vostro orario segua il vostro ritmo naturale (cf. attività “Conoscersi”).

È necessario aggiornare e gestire l'agenda in modo molto regolare, in quanto impostare un programma fisso per tutte le settimane del semestre non è probabilmente la soluzione giusta. Infatti, non ci sono due settimane uguali e i requisiti di lavoro non sono gli stessi da una settimana all'altra. Riservatevi qualche minuto al giorno per controllare la vostra agenda!

Per non venir sommersi da tutto il lavoro che dovete svolgere o dai diversi incontri e riunioni, è importante che definiate bene i vostri obbiettivi. A vostro parere, è più importante leggere l’articolo richiesto per martedì o preparare la presentazione per la vostra associazione che vi serve per il giorno stesso? Qual è la quantità di lavoro da effettuare per queste due attività e quali sono le ripercussioni se il lavoro non può essere completamente terminato? In questo caso, per stabilire le priorità bisogna raccogliere alcune informazioni:

• Quali compiti?
• In quali condizioni?
• Quale scopo?
• Che equilibrio tra attività universitarie e extra-universitarie? 

Gestione della vostra agenda a corto termine

(oggi, domani e le prossime due settimane)

1. Fate un elenco delle vostre attività (vedi tabella sotto): Questo elenco può essere creato su uno strumento come RememberTheMilk.com o un'applicazione "to do list" sul vostro smartphone.
   • È possibile visualizzare, per ogni attività, i risultati/obiettivi da raggiungere, nonché le scadenze.
   • Può essere più efficace annotare rapidamente un nuovo compito da eseguire in questo elenco e poi, quando c'è tempo, vedere con la propria agenda quando è possibile farlo.
   • Lo spazio per scrivere nelle agende può essere limitato: nella vostra lista, potete mostrare, per ogni compito, i risultati/obiettivi attesi da raggiungere, così come le scadenze.
   • A volte non c'è un giorno specifico per fare un compito (per esempio: riportare un libro in biblioteca): è facile inserire questo compito nella vostra lista e non così facile nella vostra agenda.
2. Prendete l'abitudine di utilizzare regolarmente la vostra agenda (Outlook, UniFR Calendar, Moodle, "Google Calendar", "SmartPhone", agenda cartaceo, ecc.): 
   • aggiungendo una nuova scadenza e/o un nuovo appuntamento il più presto possibile, utilizzando la vostra lista dei compiti;
   • rivedendo, ogni sera, il vostro programma per il giorno successivo e per i giorni successivi: monitorate l'avanzamento del vostro lavoro e le scadenze;
   • utilizzando la funzione "e-mail reminder" (disponibile su alcuni calendari elettronici) o la funzione "notifica" che può essere collegata alle note (ad esempio in uno strumento per prendere appunti come Evernote o Google Keep, etc.) o che esiste in uno strumento di organizzazione dei compiti (ad esempio Trello).
3. Ricordate, quando aggiungete un nuovo compito:
   • di pianificare il/i momento/i in cui svolgere il lavoro, tenendo conto di tutte le sue fasi: per esempio, prima di scrivere un documento di seminario, dovreste cercare informazioni e leggere la documentazione trovata;
   • essere logici con l'ordine dei vostri corsi: nel nostro esempio d'agenda, il ripasso del corso 5 note potrebbe essere fatto durante l'orario di studio il mercoledì pomeriggio e il ripasso del corso 2 potrebbe essere fatto durante l'orario di studio nel fine settimana.

Dovreste ottenere un elenco dei vostri compiti simile alla tabella sottostante.

Gli obiettivi sono messi in evidenza? Gli obiettivi saranno raggiunti?

Quando guardate la vostra lista dei compiti (attività, risultati/obiettivi da raggiungere, scadenze), ponetevi sempre queste due domande e:

• Adottate un sistema di punteggio nella vostra agenda: con l'aiuto di colori, numeri o forme, rendete la vostra agenda comprensibile a colpo d'occhio, sia in versione cartacea che elettronica. Il colore dominante vi permetterà di verificare che mettiate i vostri obiettivi prioritari al primo posto. Ad esempio, Google Calendar offre questa possibilità e potete valutare oggettivamente 1) quanto lavoro richiede ogni compito e 2) se i diversi compiti sono ben distribuiti;
• Pianificate di completare il vostro lavoro una settimana prima della scadenza ufficiale. Questo vi darà una piccola quantità di flessibilità se vi trovate di fronte a determinate circostanze impreviste.

Come scegliere gli obbiettivi (i compiti prioritari)?

Pianificando il vostro tempo nell'agenda, vi renderete conto che il vostro programma si sta riempiendo rapidamente e che quindi, per non perdere tempo e per avere tempo per voi stessi, è importante stimare il tempo da investire in ogni attività. Riprendete la vostra tabella per ogni compito e domandatevi: quanto lavoro da fare e quanto tempo è necessario?

Da lì, osservate i confini. Questi saranno imposti sia dalla vostra agenda (purtroppo il giorno non è estensibile), dagli orari imposti dei servizi che utilizzerete (biblioteche, ecc.), dai trasporti (guidando è difficile lavorare, ma sul treno potreste pianificare del lavoro) o da voi stessi (se siete perfezionisti, sarà meglio fissare un limite per non perdere tempo su un dettaglio e quindi invadere il tempo disponibile per il prossimo lavoro.).

Un testo di riflessione: "Les gros cailloux" riprende bene l'idea di priorità.

È molto facile trovare dei pretesti per non lavorare. Piuttosto che perdere tempo a trovare delle scuse, è meglio investire queste energie nel lavoro da effettuare. Una volta che questo sarà realizzato, proverete un sentimento di “libertà”, di fierezza verso voi stessi. Al contrario, procrastinare non vi aiuterà ad avanzare. Vi troverete con un ritardo sulla tabella di marcia e sarete obbligati a rinunciare un po’ alla qualità del lavoro. Ecco come fare per diminuire i problemi che potrete riscontrare.

Far fronte alle urgenze

Prima di coricarvi, guardate la vostra agenda (Google Agenda, Outlook, agenda cartacea, ecc.) e la vostra lista di compiti (RememberTheMilk, ecc.) e passate in rassegna i vari compiti che dovrete svolgere il giorno seguente. Così potrete, al vostro risveglio, mettervi nelle condizioni per effettuare i vostri lavori.

Il giorno J, mettetevi al lavoro senza cercare scuse. Occupatevi del lavoro principale e pensante in un secondo momento alle altre attività. Per un esame, studiate ogni materia nella stessa proporzione. Sarà più redditizio aver visto l’80% di ogni materia piuttosto che il 100% di una e lo 0% di un’altra.

Quali sono le mie fonti di distrazione?

Facebook, Whatsapp, Twitter, notifiche di giochi, ecc. Quali sono le vostre fonti di distrazione? Quali sono gli elementi che non vi permettono di immergervi nel vostro lavoro?

Platteaux (2016), propone delle strategie per lottare contro la procrastinazione .

Eliminare al 100% le fonti di distrazione?

Quanti di noi teniamo queste fonti di distrazione (Facebook, Whatsapp, ecc.) a portata di mano nel caso succeda qualcosa di importante? È di vitale importanza rispondere ai messaggi in modo immediato invece che aspettare una pausa? Dovete cercare di liberarvi da queste fonti di distrazione durante il lavoro e di consacrarvi il vostro tempo solo durante le pause. Di conseguenza, se lavorate sul computer, cercate di non aprire i social network o mettete il vostro smartphone fuori dalla vostra portata affinché possiate concentrarvi sulle cose essenziali.

Come gestire lo stress?

Immaginatevi:

“Davanti al vostro computer. Scoprite di dover consegnare due lavori importanti per il giorno seguente e un terzo entro due giorni. Oltre a questo, dovete assolutamente riportare dei libri in biblioteca prima delle 14:00, fare la spesa e andare da un vostro amico per le 19:00”.

Se avete applicato le tappe delle schede precedenti, questa situazione non dovrebbe presentarsi. Nonostante questo, se per varie ragioni dovesse accadere, come gestire lo stress?

• Attenzione al luogo! A seconda delle vostre abitudini di lavoro, andate nel luogo in cui vi sentirete più propizi a lavorare. Eliminate tutte le distrazioni visuali e, allo stesso tempo, cercate una “situazione visiva” che vi permetta di concertarvi.
• Fate la stessa cosa con il rumore, la musica. È un fattore di distrazione o vi permette di concentrarvi meglio? Può dipendere dal tipo di musica o rumore. La musica distrae di più se ha delle parole che se è strumentale.
• Potranno esserci altre distrazioni o “concentratori” non menzionati qui. A seconda dei vostri bisogni createvi un ambiente personale di lavoro che sia più appropriato alle vostre esigenze.
• Lavorate su una sola cosa alla volta! Rischierete altrimenti di non riuscire a produrre niente di buono. Fate qualche respiro profondo e immergetevi sul vostro primo lavoro.
• Pensate ad una sola cosa (non a Facebbok). Concentrandovi sulla vostra attività, sarete più efficaci e produttivi. Togliete le fonti di distrazione, non avete tempo per questo.
• Una volta che la prima attività sarà finita, iniziate la seconda. Utilizzate una sveglia per attirare la vostra attenzione sull’ora in cui dovrete recarvi alla biblioteca.

Astuzia: utilizzate Toggl per annotare il tempo che utilizzate per svolgere un’attività. Grazie a questo strumento e al vostro rigore, potrete vedere quanto tempo trascorrete in Facebook, Whats’app, ecc., a discutere, davanti alla televisione o effettuando il lavoro che vi eravate prefissati. 

“Ora che ho finito la mia giornata, il mio lavoro o i miei compiti, cosa posso ancora migliorare nel mio metodo e nella mia attitudine?”

Per rispondere a questa domanda, pensate ai punti seguenti:

1. Siate franchi con voi stessi. Abbiate uno sguardo critico sulla vostra pratica affinché imparare dalle situazioni precedenti ed migliorare la pianificazione per i lavori futuri. Prendete la vostra agenda (Google Agenda, Outlook, agenda cartacea, ecc.) e la vostra lista di compiti (RememberTheMilk, Google Agenda, ecc.) per verificare cosa avete fatto e cosa dovete ancora fare.  
2. Se avete utilizzato Toggl, osservate il tempo che avete investito in ogni attività realizzata. Da qui potrete rendervi conto del tempo che avete trascorso ad effettuare il compito principale e quello trascorso a fare cose meno urgenti o non utili.
3. Riorganizzate la pianificazione dei giorni e delle settimane seguenti e per i prossimi lavori. Piano piano, sarete sempre più organizzati.
4. Buon lavoro!