Kommunizieren und zusammenarbeiten

Bei der Gruppenarbeit geht es nicht nur um Softwarewerkzeuge. Ein Team, das viele IKT einsetzt, könnte sehr ineffizient sein, wenn

• es sehr schlecht organisiert ist (Ziele, Kalender, etc.)
• wenn Sie wahllos Werkzeuge benutzen und verwendet, ohne wirklich über ihre Bedürfnisse nachzudenke
• wenn keine gemeinsamen Regeln für die Verwendung des Werkzeuges die die Gruppe benutzt definiert werden

Im Gegensatz kann man sehen, dass der Einsatz von IKT in Teamarbeitsaktivitäten, die Zusammenarbeit und Kommunikation benötigen, eindeutig positive Auswirkungen hat :

• IKT macht es unglaublich einfach, Informationen in der Gruppe auszutauschen
• Vernetzte IKT pflegen einen gemeinsamen Rhythmus und ermöglichen es auf der anderen Seite trotzdem den Einzelnen, ihr eigenes Tempo zu haben
• IKT ermöglichen auf Distanz synchrone Aufgaben in virtuellen Räumen (insbesondere Sitzungen )
• IKT ermöglichen entfernte asynchrone Aufgaben auf gemeinsamen Objekten (insbesondere Dokumenten)

Es mag künstlich erscheinen, Online-Werkzeuge zu nutzen, um die Arbeit eines Teams von Studenten die alle an derselben Universität eingeschrieben sind und sich jeden Tag sehen zu dynamisieren. Auf der anderen Seite können wir den großen Vorteil solcher Werkzeuge messen, wenn es beispielsweise notwendig ist, ein Mitglied einer Gruppezu berücksichtigen, das lieber spät in der Nacht arbeitet, und ein anderes, das während eines Wochenendes zu seinen Eltern reisen muss und die Arbeit aber trotzdem in einer kurzen Frist gemacht sein muss.  Die Online-Werkzeuge machen es so viel einfacher, einen Arbeit mit anderen durchzuführen ,dass Sie nach dem ersten Versuch dann nicht mehr zögern.

Während ihrer Universitätslaufbahn wird ein-e Student-in mehrere Zusammenarbeiten versuchen, die voreinander ganz verschieden werden können. Beispielsweise könnte er-sie mit einem-er Kolleg-in nur ein paar Stunden arbeiten, um eine mündliche Präsentation vorzubereiten und zu animieren. Oder könnte er-sie ein Gruppensemesterprojet schreiben, folglich muss er-sie mit drei oder vier anderen Personen zusammenarbeiten. Die ersten Phasen einer Arbeitsgruppe drehen Sich sicherlich um ein paar wichtige Fragen die zu beantworten sind um dann effizient zu arbeiten.

F1: Wie stelle ich die Arbeitsgruppe optimierend aus?

Es gibt zwei Hauptparameter zu beachten:

• Die empfohlene Größe für eine Lerngruppe beträgt 3 bis 6 Personen.
  • Diese Größe hängt auch vom Grad des Fachwissens der Leute die die Arbeit machen müssen ab.
  • Wenn Sie mehr als 6 sind, bilden Sie besser zwei Gruppen (oder mehr) und mischen sie die Gruppen von Zeit zu Zeit.  Dadurch wird eine zu grosse Gruppe die schwieriger zu verwalten ist vermieden und die Gruppen werden sich ausgleichen.
• Wählen Sie die Gruppenmitglieder nach "Affinität" (Ziele, Visionen, Engagement, ...).
  • Natürlich sind diese Kriterien nicht berücksichtigbar wenn es das erste Mal zu Beginn des ersten Jahres an der Universität ist weil Sie die Anderen nur wenig kennen. Aber dann schon ...
  • Manchmal können Sie nicht auswählen, mit wem Sie arbeiten. Bleiben Sie konstruktiv und beginnen Sie mit einer Liste der Fähigkeiten und Interessen jedes Mitglieds (siehe auch Frage 2).

F2: Wie organisiere ich die Arbeitsgruppe?

• Machen Sie ein erstes Treffen ab
  • Dieses erste Treffen dient als "gemeinsame Temperaturmessung".
  • Machen Sie einen kurzen Überblick über die Arbeitsmethoden, Techniken, Tipps, Stärken (und Schwächen?) von jedem.
  • Diskutieren Sie auch die Erwartungen jedes einzelnen Mitglieds der Gruppe.
• Klären Sie zu diesem Zeitpunkt mit den Teilnehmern ab, dass sie zur Arbeit verpflichtet sind
  • Eine gut funktionierende Studiengruppe ist eine Hilfe, eine Gruppe, die schlecht funktioniert, ist ein Hindernis.
• Definieren Sie die "Arbeitsregeln" des Teams
  • Zum Beispiel: Kommen Sie zu den Sitzungen, indem Sie vorbereitet sind (Anwesenheit indem man zwischen den Sitzungen die geplanten Aufgaben erledigt hat.)
  • Diese Regeln sowie die Strafen können mehr oder weniger streng sein, aber es ist sehr nützlich, den Punkt darüber zu machen und offen und direkt zu sein.
  • Regeln minimieren das Risiko von Fehlfunktionen oder Hass von einigen Mitgliedern im Anschluss.
• Definieren Sie Ihre ArbeitsWerkzeugs
  • Austausch von E-Mail-Adressen, Telefonnummern usw.
  • Überprüfen Sie die Werkzeuge für alle (Laptop, Tablet, etc.),
  • Diskutieren und definieren Sie ein kollaboratives Arbeitsprogramm (z. B. Gmail → gleichzeitige kollaborative Arbeit)
  • Diskutieren Sie und definieren Sie ein Programm für jede wichtige Aufgabe der Gruppe:
    • Zotero oder Citavi → gemeinsame Bibliographie ;
    • Diigo → gemeinsames Linkverzeichnis ;
    • SWITCHdrive → Teilen von Dokumenten ;
    • MS Teams → Sitzungen auf Distanz ;
    • AwwApp, Miro, Padlet, Trello → ein grafisches Organizer der Aufgaben;
    • usw.

Definieren Sie aus all diesen Punkten die globalen Rollen von jedem Mitglied.

F3: Was sind die Ziele der Teamarbeit?

• Definieren Sie diese Ziele in einer klaren und operativen Weise, zum Beispiel formulieren Sie S.M.A.R.T. Ziele (Doran, 1981):
  • Spezifisch – Das Ziel betrifft Mietglieder, Rahmenbedingungen usw. konkret bezeichnet; Die Grenzen des Zielgebiets sind im Voraus festgelegt.
  • Messbar - es ist möglich, die Qualitäten und gegebenenfalls die Mengen zu definieren, die das Erreichen eines Ziels anzeigen; und können Indikatoren abgeleitet werden. Es ist notwendig, konkret zu beschreiben, wie man misst, wenn man das Ziel erreicht hat.
  • Angepasst - ist es das "richtige" Ziel? Entsprechen die geplanten Maßnahmen einem Bedarf? Ist das Ziel eine Ausbildung, die Ihnen hilft, die Prüfung (en) zu bestehen?
  • Realistisch - Die Aussichten für das Erreichen des Ziels sind im gegebenen Kontext (Ressourcen, Zeit, Fähigkeiten) gut genug; kein externer und unkontrollierbarer Faktor verhindert die Erreichung des Ziels.
  • eine Frist  ist festgesetzt - ein Zeitrahmen ist im Voraus festgelegt. Ein Termin, an dem das Ziel erreicht werden muss, wird festgelegt und allen Mitgliedern der Gruppe mitgeteilt.
• Entwickeln Sie Gruppenziele mit allen Mitgliedern
  • Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder den Zielen beitreten.
  • Eine kollaborative Zielerreichung, zum Beispiel mit einem Wiki oder einem Online-Texteditor, ist ein guter Weg, um einen solchen Beitritt  zu erreichen.
• Schreiben Sie diese Ziele auf, um am Ende der Forschung zu ihnen zurückzukehren und ihre Leistung zu überprüfen.

F4: Was ist der Arbeitsplan des Teams?

• Planen Sie regelmäßige Besprechungen
  • Die Regelmäßigkeit der Treffen fördert ein konstantes Arbeitstempo. Vorzugsweise mindestens 1-2 Mal im Monat oder wenn möglich sogar wöchentlich. Wenn möglich, einen bestimmten Tag der Woche zu beheben, dies erleichtert die Organisation der Zeit der verschiedenen Mitglieder.
• Halten Sie Ihren Kalender auf wichtigen Daten
  • Insbesondere an den Tagen der Prüfungen, Verhöre, Kurse, ... und in Verbindung mit den Zielen der Gruppe.
• Lassen Sie Zeit für unvorhergesehene Ereignisse
  • Fügen Sie einige Sitzungen zusätzlich zu denen ein, die Sie für notwendig erachten, um die Ziele der Gruppe zu erreichen.
• Erlauben Sie etwas Flexibilität
  • Es ist sehr wahrscheinlich, dass ein oder mehrere Termine verschoben oder abgesagt werden müssen. Behalten Sie "freie" Momente, um mit diesen Fällen umzugehen.
• Legen Sie den Zeitplan mit der gesamten Gruppe fest
  • Dies hilft Ihnen, eine regelmäßige Teilnahme allen sicherzustellen. Ein Online-Kalender, auf den alle Mitglieder zugreifen können, z. B. der Moodle Kalender oder Google Kalender, ist ein Werkzeug, mit dem Sie einen Kalender entwickeln und konsultieren können, der mit Ihren Partnern geteilt wird.

Wir wurden von verschiedenen Autoren und Websites inspiriert und machen Ihnen Vorschläge von Fragen und deren Antworten: Cauvin (1997), (Doré & Landreville, 2004), Guédon (2014), Les dossiers du psychologue (2013), Mucchielli (2009) und Study guides and Strategies Website (sd).

Die Progression eines Arbeitsteam erschafft eine ganze Reihe von Kommunikationssituationen. In diesen Situationen, die Kommunikation des Gruppe verbessert werden kann :

• wenn bestimmte Prinzipien angewendet werden;
• wenn wenn der Unterschied zwischen asynchronen und synchronen Werkzeugen verstanden wird.

Es gibt zwei wichtige Aspekte der Kommunikation in einem Arbeitsteam:

• die Mittel zur schriftlichen oder mündlichen Besprechung: Skype, Teams;
• die Wichtigkeit der Kommunikation des Fortschritts der Teamarbeit und die Instrumenten für diese Kommunication.

Wir betrachten hier keine Werkzeuge zum Teilen von Informationsressourcen oder zum Mitentwickeln von Dokumenten. Diese Arten von Werkzeugen werden in anderen Teamarbeitsblätter diskutiert.

Grundlagen der Kommunikation in der Teamarbeit

Alaoui, Laferrière und Meloche (1996) erklären einige grundlegende Prinzipien der Kommunikation, die in jedem Arbeitsteam berücksichtigt werden müssen.

• Arbeit kann sich entwickeln, wenn es eine Informationsverbreitung gibt.
  • Diese Verbreitung verlangt jedoch von jedem, sich frei auszudrücken. Das Verständnis dieser Informationen ist auf der Bedingung basiert, dass jeder darauf achtet, anderen zuzuhören und sie zu verstehen. Sowohl der Ausdruck als auch das Zuhören aller Mitglieder müssen mit Respekt und Vertrauen geschehen.
  • Insbesondere: " Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.”    (Ebenda)
• Es gibt zwei Arten von Informationen, die in einem Team zirkulieren:
  • spezifische Informationen für die auszuführende Arbeit;
  • die Gefühle die die Teammitglieder ausdrucken über die Arbeit und die Argumente anderer Mitglieder.
• Die Teilnahme jedes Mitglieds ist erforderlich.
  • " Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu."(Ebenda.)
• ”Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.”  (Ebenda)
  • Wenn jedes Teammitglied nicht immer mit allen anderen übereinstimmen kann, muss es jedoch vorsichtig sein, alles in Stande zu bringen damit die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern so gut wie möglich verlaufen.

Mit welchen Werkzeugen kommunizieren Sie im Team?

Wenn wir überlegen, wie Technologien eine Gruppe unterstützen können, müssen sowohl asynchrone als auch synchrone Werkzeuge berücksichtigt werden.

• Synchrone Werkzeuge unterstützen die Gruppenarbeit, wenn Mitglieder die ganze oder ein Teil der Zeit gemeinsame für Diskussionen oder Besprechungen haben:
  • Telefone, Smartphones usw. was insbesondere den Austausch zwischen zwei Personen ermöglicht;
  • Chats, kleine Nachrichtensysteme (SMS) usw.
  • Virtuelle Besprechungs- und Konferenzsysteme
• Asynchrone Werkzeuge ermöglichen es Ihnen, die gemeinsame Arbeit voranzutreiben, indem Sie unterschiedliche Zeitpunkte in den Agenden der Mitglieder einer Arbeitsgruppe nutzen:
  • E-Mail- und E-Mail-Systeme (SMS, Skype)
  • Elektronische Foren, in denen Informationen häufig nach Themen ausgetauscht werden

Schriftliche oder mündliche Besprechung

Durch den Einsatz der verschiedenen Tools (  z. B. SWITCHinteract, Skype für die mündliche Mitteilung oder z. B. Moodle Forum für eine schriftlich Mitteilung), werden die Interventionen einer Person von anderen Gruppenmitgliedern durch Einhaltung einiger einfacher Regeln besser akzeptiert und verstanden. Zum Beispiele:

• In einem schriftlichen Forum greift die Person ein, indem sie den Teil des zuvor geschriebenen Satzes, über der sie Stellung nehmen möchte, kopiert und eingefügt.

• Um Pierre, der gerade eine Meinung geäußert hat, in einem Chat zu antworten, ist es sinnvoll, den Anfang Ihrer Nachricht wie folgt zu schreiben: "für Peter: Ich stimme deinem Argument zu....". Ohne das, wenn viele andere Mitglieder nach Petrus eingriffen und bevor du antwortest, ist es nicht leicht zu wissen, zu wem du sagst: "Ich stimme deinem Argument zu....".

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht für das gesamte Team erhalten und diese nicht sofort beantworten können (z.B. wenn Sie jetzt keine Zeit haben; wenn Sie etwas überprüfen müssen, bevor Sie antworten können), senden Sie trotzdem sofort eine kurze Antwort: "Ich habe gesehen. Ich denke darüber nach. " oder "Gut. Ich antworte am Donnerstag. ». Alle anderen wissen dann, dass Sie die Botschaft gesehen haben.

Während einer Diskussion sollte jedes Teammitglied wissen muss, wie es zu einem Empfänger und / oder Sender wird, wenn dies angemessen ist. Alaoui, Laferrière und Meloche (1996) erzählen uns, was dies bedeutet:

• Um gut zu hören und zu verstehen, was der Sender kommuniziert, muss der Empfänger:
  • eine nonverbale Haltung die Interesse zweigt annehmen oder zumindest eine offene, umfassende Haltung haben
  • Die andere Person bis zu Ende sprechen lassen ;
  • Stellen Sie sicher, dass die Ideen des Emittenten gut verstanden werden, indem Sie Fragen stellen oder die Ideen, die er gemacht hat, neu formulieren; Seien Sie gegenüber dem Emittenten sensibel, indem Sie versuchen, seine Realität und seine Wahrnehmung der Dinge zu verstehen.
• Um sich auszudrücken, um gehört und verstanden zu werden, muss der Sender:
  • Sich so kurz wie möglich ausdrücken, um nicht in die Redezeit anderer Teammitglieder einzugreifen;
  • Klar und genau sprechen und eine zugängliche Sprache benutzen;
  • Nonverbale Sprache nutzen, wenn es nötig ist.

Andere Teammitglieder darüber informieren, dass die Arbeit des Teams voranschreitet

Wenn ein Team zusammenarbeitet, ist jedem leicht klar, dass ein Mitglied reden will, einen Witz macht, etc. Alle diese Elemente sind wichtig zu kommunizieren, damit alle Mitglieder den Fortschritt der Arbeit des Teams verstehen.

In der direkten Kommunikation, wo sich die Teilnehmer gleichzeitig am gleichen Ort befinden, werden diese Elemente durch "gesagt" und "ungesagt" übertragen, oft ausgedrückt durch nonverbale Botschaften (ein Lächeln, ein Nicken, etc.). Durch Durch Remote-Arbeiten ist diese Kommunikation und das Verständnis des Fortschritts der Arbeit schwieriger.

Um Ihre Kommunikation Arbeitssituationen auf Distanz zu fördern, verwenden Sie die "Awareness" -Funktionen von Kommunikationswerkzeugen. Der Begriff " awareness" bezieht sich auf " "la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Team Tecfa, 2012). Wenn ein Team in der Anwesenheit arbeitet, ist jedem bewusst, dass ein Mitglied sprechen möchte, anwesend ist, ein Dokument kommentiert, einen Scherz macht usw. Bei Distanzkommunikation ist dieses Verständnis schwieriger. Um dies zu erleichtern, gibt es mehrere Lösungen, zum Beispiel:

• Sie haben gerade zwei Stunden in einem gemeinsam geschriebenen Text gearbeitet. Erzählen Sie anderen, was Sie gerade getan haben, was Sie zu tun haben, was Sie entscheiden müssen. Sie können dies tun, indem Sie zum Beispiel eine E-Mail senden, indem Sie einen sehr sichtbaren Kommentar im Text oder im grafischem Organizer (Trello) der Aufgaben hinterlassen (mit der Verwendung des Modus « track changes » der Textverarbeitung, etc. Die anderen wissen dann, wo sie suchen, antworten und vervollständigen müssen).
• Sie betreten einen virtuellen Besprechungsraum. Es gibt irgendwo eine Liste der Namen der bereits anwesenden Personen oder ein Symbol, das jedes Mitglieder des Teams repräsentiert. Dies ist beispielsweise auch bei Google Drive der Fall, wo Personen im Dokument durch eine kleine Vignette repräsentiert werden.
• In einem Online-Sitzung-Werkzeug wie MS Teams können die Anwesenden die Hande heben, um anderen die Bereitschaft zu zeigen, sich auszudrücken. Dies erleichtert die Rolle des Moderators des Treffens.
• Jedes Mal einer Teambesprechung interveniert ein Mitglied, um vorzuschlagen, dass sie zur nächsten Stufe der zu erledigenden Arbeit übergehen. Diese Person erklärt, warum sie denkt, dass der vorherige Schritt abgeschlossen ist und jeder zustimmt oder nicht. Mit einem Abstimmungsinstrument kann jedem klar gemacht werden, ob das Team einverstanden oder nicht ist.
• Wir können anderen den Ton zeigen, mit dem wir Dinge sagen, indem wir Smileys in einem Chat oder einer E-Mail verwenden.

Viele Male muss ein Student eine schriftliche Arbeit durch Zusammenarbeit mit Kollegen produzieren. Dieses Aktivitätsblatt bietet Einblicke und Tipps, um die folgenden konkreten Fragen zu beantworten:

Wie können Sie ein Dokument erstellen und teilen?

Wählen Sie ein kollaboratives Werkzeug zum Schreiben: An der Universität Fribourg können alle Benutzer SWITCHdrive verwenden. Der SWITCHdrive-Repository-Service richtet sich ausserdem an Schweizer Hochschulen und wendet Schweizerische Urheberrechte an (cf. Aktivität "Ein Textverarbeitungsprogramm auswählen"). Ein anderes beliebtes kollaboratives Werkzeug ist Google Drive (drive.google.com). Wenn Sie diese Servicen noch nie online benutzt haben, beginnen Sie mit der Registrierung (kostenlos): Erstellen Sie Ihr Konto mit SWITCHdrive.

Was das Erstellen und Freigeben von Dokumenten betrifft, können Ihnen diese Tutorials helfen: Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und gemeinsames Bearbeiten mit SWITCHdrive.

Für ein akademisches Schriftstück muss man auch eine Bibliografie erstellen. Nutzen Sie die Zusammenarbeitsfunktionen einer Literaturverwaltung (wie Zotero Gruppe), um dies im Team zu tun.

Wie können Sie ein Dokument speichern? oder auf eine frühere Version zugreifen?

Für OnlyOffice die Datei wird automatisch gespeichert (für die Online-Nutzung mit Ihrem Browser) aber Sie müssen im Menü "Datei" auf "Speichern" klicken (Nutzung des SWITCHdrive-Clients). Dateiverläufe sind auch zugänglich. Mit Word, wenn die Dateien auf OneDrive gespeichert sind.

Wie können Sie die Arbeit der anderen sehen und lesen?

Für die Zusammenarbeit mit Word, oder OpenOffice Writer, kann eine bestimmte Version des Dokuments leicht die Beiträge von jedem mit verschiedenen Farben anzeigen. Wenn jedoch mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, müssen mehrere simultane Versionen in eine Version zurückversetzt werden, und so weiter. Lang, langweilig und zum wiederholen ...

In einem OnlyOffice oder Google Docs-Dokument werden die Beiträge der einzelnen Publisher nicht unterschieden, z. B. durch eine Farbe. Wenn jemand schreibt, sehen wir einen Cursor an dem Ort, an dem er steht, und wir sehen auch, wie sich der Text live entwickelt.

• Wir können aber unterschiedlichen Farben für die Zusätze (Zeilen, Wörter usw.) der verschiedenen Autoren erstellen, wie in anderen Textverarbeitungsprogrammen (z. B. Word) :
  • in OnlyOffice : mit der Funktion " Track changes" ;
  • in Google Docs : mit der Funktion "Reviser" (Menü > "Stifttaste" rechts > Vorschlag)
• In OnlyOffice und Google Docs können Sie, um herauszufinden, was jedes Mitglied im gemeinsamen Dokument getan hat:
  • entscheiden, dass während einer Arbeitsphase jeder die Rolle hat an einem spezifischen Teil zu arbeiten.
  • Fügen Sie einen Kommentar zu einem neuen Teil hinzu, um andere auf diese Änderung aufmerksam zu machen

Wie können Sie die Entwicklung des Dokumentes vereinfachen?

• Treffen Sie Termine, um gleichzeitig im Dokument zu arbeiten. Wenn es Ihre Agenden zulassen, ist das sehr motivierend.
  • Sie können einfach wissen, ob Ihre Kollegen online sind, weil ein kleines Symbol für jede verbundene Person steht
  • Sie können mit allen Mitglieder die das Chat dass SWITCHdrive oder Google Drive dem Dokument zuschiebt eine Online-Diskussion starten.
• Eine einfache Regel, die es viel einfacher macht, gemeinsam zu schreiben: Trennen Sie den Text von den Kommentaren.
  • Man schreibt oft Text, während man aber auch am Rade  des Textes Dinge lässt, um weiterzumachen: z. B. "fertigstellen", "diesen Satz überarbeiten", "nach der Referenzbibliographie suchen" usw.
  • Wenn man alleine arbeitet, ist das kein allzu großes Problem. Aber für viele ist es viel besser, diese kleinen Zusätze des Textes zu trennen, indem man die Kommentarfunktion verwendet, die am Rand des Textes ein kleines Fenster mit der Hinzufügung ins Innere einfügt.
• Voller Vorteile:
  • Ihre Augen werden durch den Kommentar am Rand angezogen; das auch für ihre Kollegen. Die kleine Arbeit die hinzugefügt wurde ist nicht vergessen und der Kommentar wird nicht in Ihrem endgültigen Text bleiben ...
  • Ihre Kollegen werden auch visuell von Ihrem Kommentar angezogen, sie können Ihnen besser helfen und Ihren Text gemeinsam voranbringen. Zum Beispiel, Ihr Kollege, der an der Seitenlinie sieht "nach der bibliographischen Referenz suchen" und der sie hat, kann sie hinzuzufügen.
  • In diesem Fall erhalten Sie direkt in Ihrer Mailbox eine Mail, die Sie warnt, dass diese kleine Arbeit erledigt ist. Keine Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen, die ein anderes Teammitglied auf seiner Seite hatte

Wie können Sie wissen, wann das Dokument fertig ist?

• Ist die Zeit, die Ihre Gruppe hat, die evidente und einzige Antwort auf diese Frage?
  • Lassen Sie sich von dieser Frist nicht überraschen. Kommen Sie nicht an diesem Datum mit einem Dokument das nicht fertig ist. Senden Sie regelmäßig Nachrichten an Ihre Kollegen, damit diese wissen, was Sie getan haben, was Sie noch tun müssen, welche Fragen Sie beantworten müssen usw.
• Besser. Organisieren Sie Zeitabschnitte mit Ihrem Team, wobei jeder Zeitraum einer bestimmten Aktivität gewidmet ist.
  • Periode 1: Strukturieren Sie das Dokument: Entscheiden Sie sich für die Abschnitte und deren Inhalt.
  • Periode 2: Schreiben Sie zum Beispiel jeweils in einem bestimmten Abschnitt.
  • Periode 3: Nachlesen, zum Beispiel jeder liest einen Abschnitt (der er nicht geschrieben hat) und fügt Kommentare, Vorschläge für Ergänzungen und Umformulierungen, Fragen, etc.
  • Periode 4: Fügen Sie die Bibliografie hinzu. Google Drive hat ein dazugehöriges / integriertes bibliografisches VerwaltungsWerkzeug (Zotero dass mit Chrome und Firefox funktioniert). Wir empfehlen, in Zotero eine Gruppe zwischen den Teammitgliedern zu bilden, um den Austausch der bibliographischen Referenzen und deren Integration in das gemeinsame Dokument zu erleichtern.
  • Periode 5: Überprüfen Sie gemeinsam (gemeinsame Sitzung), die Kommentare, erklären Sie sie anderen nach Bedarf, entscheiden Sie sich für Lösungen und schreiben Sie diese Lösungen in den Text. Wenn wir auf Distanz sind, können wir sehr gut:
    • MS Teams verwenden, um kommentierte Punkte zu diskutieren
    • Gleichzeitig mit OnlyOffice (für die Online-Nutzung mit Ihrem Browser) oder Google Docs verbunden sein, um Kommentare zu sehen und gemeinsam an dem Text zu arbeiten
  • Periode 6: Nach solch einer gemeinsamen Sitzung gibt es immer eine Liste von kleinen Dingen, die zu beenden sind. Ein Mitglied der Gruppe muss eine Nachricht an alle mit dieser Liste senden und hinzufügen wer was tut.

Wo finden Sie das endgültige Layouts?

• Ein Textverarbeitungsprogramm wie Word oder OpenOffice ist effizienter als OnlyOffice oder Google Docs für das endgültige Layout. Word hat mehr Funktionen die das Layout betreffen als OnlyOffice oder Google Docs.
• Denken Sie auch daran, Ihr endgültiges Dokument vor der Verteilung in das PDF-Format zu konvertieren. Sie werden sicher sein, dass Ihr Layout erhalten bleibt und Ihr Dokument von allen Lesern gelesen werden kann.
• Aber investieren Sie Ihre Zeit lieber in die Substanz als in die Form.

(vidéo : Comment mener une réunion efficace?, L'Express, 1:30 min).

Damit eine Gruppe gut funktioniert und zusammenarbeitet, ist die Gruppentreffen eine Notwenigkeit. Selbst wenn die Stimmung entspannt bleiben sollte, sollte die Sitzung aber nicht unorganisiert sein, um keine große Zeitverschwendung zu werden. Dieses Aktivitätsblatt bietet Einblicke und Tipps, um die folgenden konkreten Fragen zu beantworten:

Wie finde ich den besten Zeitpunkt für eine Sitzung?

• Während des ersten Treffens des Teams kommen alle Mitglieder mit ihren Agenden, entscheiden, wie oft sie sich treffen müssen und finden die notwendigen Daten.
  • Man kann zum Beispiel Momente, die während der Woche regelmäßig für die meisten Mitglieder der Gruppe frei sind (keine Klassen, Sport oder andere Aktivitäten) auswählen.
  • Einer dieser freien Momente kann für die Dauer der Arbeit des Teams jede Woche im Voraus gebucht werden.
• Wenn ein solcher Terminkalender nicht zu Beginn der Gruppenarbeit in ein Mal gemacht wird, ist ein guter Zeitpunkt, um Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens zu finden, das Ende einer Sitzung.
• Um ein bestimmtes Datum und einen Zeitplan festzulegen, können Sie auch das Doodle-Werkzeug mit dem jeder auf eine Liste von Vorschlägen antworten kann benutzen.

Wie organisiert man sich vor dem Treffen?

• Da das Datum und die Uhrzeit der nächsten Sitzung festgelegt sind, müssen alle Mitglieder rechtzeitig informiert werden (auch diejenigen, die nicht kommen können). Jemand in der Gruppe sollte die Aufgabe haben, diese Informationen zu starten. Eine sehr einfache und sehr effiziente Möglichkeit, dies zu tun, ist die elektronische Post.
• Diese Informationen müssen auch der Treffpunkt, die voraussichtliche Dauer und die Agenda beinhalten.
  • Wenn der Veranstaltungsort für das Team ungewöhnlich ist, fügen Sie einen Plan oder klare und einfache Erläuterungen hinzu.
  • Denken Sie auch über den Standort nach den verfügbaren Technologien und nach Ihren Bedürfnissen für die geplante Agenda: Wi-Fi? Projektor Beamer? usw.
• Im Vorfeld müssen wir uns auch darauf einigen, was alle getan haben müssen bevor sie zu dem Treffen kommen
  • Entscheiden Sie insbesondere, wer eine Präsentation, eine Zusammenfassung oder einen Bericht zu einem bestimmten Punkt (und wie lange diese Präsentation dauern sollte) vorbereiten soll.
  • Bei dieser Vorbereitung können Personen beteiligt sein, die im Voraus wissen, dass sie nicht an dem Treffen teilnehmen können
• Wenn das gesamte Team nicht am selben Ort sein kann, erleichtern die aktuellen Online-Werkzeuge die Erstellung eines virtuellen Raums:
  • mit MS Teams: man kann sich gegenseitig sehen und hören, Dokumente austauschen und diskutieren, die Sitzung  aufnehmen, damit man sie später  wiedersehen kann

Was ist, wenn jemand bei einer Sitzung nicht anwesend sein kann?

• Nobody’s perfect; Wenn eine Person ankündigt, dass sie nicht teilnehmen kann, können die anderen Mitglieder des Teams ihn nicht beschuldigen. Es ist jedoch nicht so, dass eine Person, die nicht an einem Treffen teilnimmt, keine Rolle spielt:
  • Die abwesende Person muss normalerweise die Entscheidungen der Gruppenmitglieder befolgen, die an dem Treffen teilnehmen. Alle Mitglieder der Gruppe müssen also das Protokoll der Sitzung erhalten.
  • Die abwesende Person möchte möglicherweise auch im Voraus zu bestimmten Aspekten der Tagesordnung Stellung nehmen (per E-Mail an die Gruppe oder durch Schreiben von Informationen, die sie in einem gemeinsamen Dokument teilen möchten).
  • Der Arbeitsplan der Gruppe kann auch verlangen, dass diese Person trotz ihrer Abwesenheit während des Treffens den Fortschritt ihrer Arbeit oder Informationen in ihrem Besitz kommuniziert. Ein anderes Mitglied des Teams kann beauftragt werden, die abwesende Person zu vertreten.
  • Die Teilnehmer müssen diese Informationen während der Sitzung  berücksichtigen.
• Vorabentscheidung
  • Sie können auch eine ferngesteuerte (und asynchrone) Abstimmung mit einem Auf Distanz -Polling-Werkzeug organisieren (siehe Aktivität "Team-Entscheidung treffen").

Wie organisiert man sich während der Sitzung?

• Die Sitzung gut starten indem man die Tagesordnung liest
  • Die Aufgaben, die von jedem Mitglied vor dieser Sitzung erledigt werden sollten,
  • die Aufgaben, die während des Treffens zu erledigen sind,
  • Die Punkte die zu besprechen sind und die Zeit die dazu zu widmen ist.
  • Im Idealfall wurde diese Agenda vor der Sitzung beispielsweise per E-Mail mitgeteilt. Es ist auch gut, dass die Tagesordnung auf einen Bildschirm projiziert oder auf Papier verteilt wird, so dass jeder Zugang dazu hat.
  • Es ist üblich, dass anwesende Mitglieder einen Punkt hinzufügen dürfen.
• Starten Sie das Treffen gut, indem Sie die Rollen definieren
  • Mindestens ein "Präsident", verantwortlich und Moderator der Sitzung.
  • Ein Sekretär des Treffens: Er nimmt die notwendigen Notizen, um das Protokoll des Treffens zu schreiben.
  • Andere Rollen: Hüter der Zeit, Redeverteiler, ...
  • IKT-Manager: es handelt sich um die Person, die am besten in der Lage ist, Ihre Fragen im Falle von Problemen mit einem IKT-Werkzeug zu lösen
  • Rollen können bei jedem Treffen festgelegt oder geändert werden (dies hängt von den Wünschen der Gruppe ab).
  • Sie werden schnell feststellen, dass sich jeder selbst positioniert: Anführer, Mediator usw.
• Ablauf des Treffens
  • Befolgen Sie die Tagesordnung und bleiben Sie dabei
  • Hinweise für die PV:
    • Keine Notwendigkeit, alles aufzuschreiben. Sind notwendig: Die auszuführenden Aktionen. Wer macht was? Die getroffenen Entscheidungen. Fristen
    • Wir können das alles auf dem Papier notieren. Wenn Sie diese Notizen direkt in eine Datei schreiben, wird die Verteilung aber vereinfacht. Und warum nicht ein freigegebenes Dokument mit Google Drive öffnen? Es wäre so noch einfacher.
  • Beitrag der Mitglieder:
    • Jeder Teilnehmer kommt vorbereitet an das Treffen.
    • Jeder Teilnehmer trägt dazu bei, dass er so klar wie möglich und so kurz wie möglich ist
    • Kritik / Anmerkungen / Komplimente äußern die Teilnehmer, indem sie konstruktiv bleiben, das heißt, ohne zu urteilen ("Es ist keine gute Idee, einen Teil in das Dokument einzufügen") Argumente  ("Es ist keine gute Idee, dem Dokument einen Teil hinzuzufügen, da wir bis zur nächsten Woche keine Zeit haben werden, es zu beenden").
    • Ein Treffen sollte es jedem ermöglichen, sich frei auszudrücken und demokratisch Entscheidungen zu treffen.
    • Die Qualität einer Besprechung ergibt sich häufig aus den bereitgestellten Informationen und getroffenen Entscheidungen. Wenn die Mitglieder viel besser informiert sind, gute Entscheidungen getroffen haben und wissen, was sie vor dem nächsten Treffen tun müssen, wird das Team besser in der Lage sein, das Treffen voranzutreiben.
  • Konzentrieren Sie sich auf geplante Aufgaben der Tagesordnung
    • Der Vorsitzende oder der Verantwortliche der Zeit kann/ muss die Mitglieder darauf aufmerksam machen, wenn ein Punkt länger dauert als erwartet. Manchmal ist es gut zu entscheiden, dass ein Punkt nicht angesprochen wird, um die Diskussion des vorherigen Punktes zu beenden.
  • Eventuell einen Moment der Sozialisierung (z.B. in der Cafeteria) am Ende der Sitzung  vorsehen

Was ist am Ende einer Sitzung und gleich danach zu tun?

Bereiten Sie die nächste Sitzung vor

• Bereiten Sie am Ende jedes Treffen das nächste Treffen vor (Datum-Zeit, Tagesordnung, Aufgaben vor der Sitzung, wer nimmt einen Computer ...).
  • Fassen Sie die Aufgaben zusammen, die zwischen zwei Besprechungen für jedes Mitglied zu erledigen sind.
  • Definieren Sie den Sitzungs-Modus: bei Anwesenheit aller Mitglieder durch die Angabe des Ortes und der Uhrzeit, bei  Distanz-Anwesenheit durch welches Chat, oder Forum (asynchron, definieren Sie die Modalitäten), etc.
• Senden Sie das Protokoll und denken Sie über das nächste Treffen nach
  • Wenn man formal sein muss, wird die Version 1 des Protokolls mit einer kurzen Zeit gesendet, so dass jeder Teilnehmer der Sitzung seinen Inhalt liest und genehmigt. Nach jeder Korrektur wird die endgültige Version an jedes Mitglied des Teams zurückgegeben. Sie gilt für die ganze Gruppe.
  • Wir stellen sicher, dass in den Sitzungen festgelegte Termine und Maßnahmen eingehalten werden.

Wenn eine Frage an das Team gestellt wird und beantwortet werden muss, wenn ein Problem entsteht und eine Lösung gefunden werden muss usw., dann geht es darum, das Beste zu tun, damit jedes Mitglied die eigenen Argumente für oder gegen eine bestimmte Option ausdrücken kann. Es ist immer eine Frage der Übereinstimmung in der Gruppe, dank der jeder beitragen kann was er möchte. Ein Online-Informationsblatt bietet eine interessante Zusammenfassung dieses Prozesses an (Thiébaud, 2013).

F1: Ist der Punkt, für den die Gruppe eine Entscheidung treffen muss, klar?

• Wenn ja, müssen Sie natürlich eine Entscheidung treffen.
• Die Gruppe kann aber auch in einer Situation sein, in der sie das Problem zuerst klären muss, bevor die Gruppe eine Entscheidung treffen kann:
  • Die Gruppenmitglieder müssen in der Lage sein, Argumente und Ideen, zu diesem Punkt zu spezifizieren und zu erleuchten.
  • Ein gutes Werkzeug dafür ist zweifellos ein Diskussionsforum.
  • Ziel ist es, eine Formulierung zu der Frage die sich stellt zu finden, deren Formulierung eine Übereinstimmung ist.

F2: Wie kann man Argumente vorbringen, die in einer Entscheidung berücksichtigt werden müssen?

Wenn die Frage gestellt wird, muss ein Minimum an Zeit für die verschiedenen Mitglieder der Gruppe vorhanden sein, damit sie die Argumente, die sie haben, zugunsten oder gegen die verschiedenen Antworten die vorgeschlagen werden ausgedrückt sein können.

• Ein Treffen kann effizient sein, aber es kann auch in alle Richtungen gehen, und vor allem müssen wir die verschiedenen Argumente der anderen verfolgen, um dann unter Berücksichtigung aller geäußerten Meinungen zu entscheiden.
• Ein Online-Werkzeug kann für solche Teamarbeit sehr nützlich und effektiv sein. Je nach Fall kann es insbesondere gewählt werden, weil es jedes Argument automatisch seinem Autor zuweist oder, im Gegenteil, weil es die Argumente anonym lässt.
• Ein Online-Forum hat mehrere Vorteile:
  • Es sind die Mitglieder selbst, die ihre Argumente schreiben. Dieses Schreiben ist ernüchternd. Und wir sind oft präziser schriftlich als mündlich.
  • Das Forum sammelt und teilt mit der ganzen Gruppe alle Argumente, sobald sie geschrieben sind.
  • Jedes Mitglied kann mit der Zeit, die zur Reflexion notwendig ist, ruhig die Argumente anderer beantworten. Diese kleinen Dialoge sind direkt miteinander verwandt, während sie in einer mündlichen Diskussion dissoziiert sein könnten.
• Ein Wiki ist auch ein gutes Werkzeug für diese Art von Gruppenarbeit:
  • Die verschiedenen Argumente werden nacheinander geschrieben

Wenn alle Argumente gesammelt sind, geht es darum, sie zu organisieren, um der Gruppe zu helfen, eine Entscheidung zu treffen.

• Wenn mehrere Optionen möglich sind, um Entscheidungen zu treffen, kann man in einer Tabelle (siehe unten) alle Argumente die gegen die verschiedenen Optionen oder dafür sind indem man die Unterscheidung von den verschieden Kriterien zusammenfasst.
• Wenn die Gruppe beispielsweise unter der Mitgliedern nach dem am besten geeigneten Computer sucht, um eine bestimmte Aufgabe mit Software auszuführen:
  • Die verschiedenen Optionen sind die Computer der Mitglieder
  • die Kriterien sind: Haben Sie die Software? Akkulaufzeit? usw.

F3: Wie man eine Entscheidung trifft?

• Es gibt verschiedene Umfrage- und AbstimmungsWerkzeuge (Links zu den Tools: siehe "Software")
  
  • Doodle: Doodle wird am häufigsten verwendet, um ein Meeting-Datum festzulegen. Es kann auch verwendet werden, indem Themen angezeigt werden (klicken Sie auf Freitext)
  • Tricider: Dieses sehr einfache Werkzeug ermöglicht es Ihnen, eine Frage zu stellen. Personen, die an der Reflexion teilnehmen, können Antworten anbieten und alle Mitglieder der Gruppe können dann Kommentare abgeben, abstimmen usw.
  • Pingo: Sie können eine Frage stellen und anonyme Antworten erhalten.
  • Microsoft Forms: Sie können eine Online-Umfrage erstellen.
• Manchmal ist die Wahlmethode sehr einfach: Sie wählen einfach zwischen zwei Optionen.
• Manchmal geht es darum, eine "Unter-entscheidung" zu verschiedenen Argumenten zu treffen, bevor Sie eine globale Entscheidung treffen können. Die Methode der Zählung und der Gewichtung kann in diesem Fall sehr nützlich sein.
  • Countdown und Gewichtung 1:
    • wir können die Argumente zählen, indem wir sie kodieren: +1 (Argument dafür) und -1 (Argument gegen)
    • die Mitglieder entscheiden, dass ein Kriterium wichtiger und ein anderes weniger wichtig ist (zum Beispiel: Kriterium B wichtiger, C weniger wichtig)
  • Countdown und Gewichtung 2: Die Mitglieder haben jeweils 10 Punkte, die sie zwischen den verschiedenen Argumenten verteilen können. Die Summe wird dann für jede Option hinzugefügt.

Um seine Arbeit auszuführen, muss eine Arbeitsgruppe Dokumente, Informationen, Website-Adressen usw. teilen. Wie kann man das Teilen einfach und effizient durchführen? Hier sind einige Tipps für die gemeinsame Nutzung von Informationslisten und Dokumenten mit Ihrem Team.

Wie man Informationslisten teilt?

In einem Team müssen Sie häufig Listen mit kleinen Informationen teilen (Ideen, Dinge, die Sie tun können usw.):

• Twitter: Dieses Werkzeug kann für einen solchen Austausch verwendet werden, indem ein "htag" speziell für das Team verwendet wird. Die Information wird für jeden sichtbar sein.
• Email oder Wiki: Das Email kann auch für solche Zwecke verwendet werden. Die verschiedenen Informationen werden so aber rechts und links verbreitet, während wir versuchen, sie zu gruppieren. Ein Wiki wird sicherlich effizienter sein.
• Wenn es sich bei den Informationen ausschließlich um ein bestimmtes Dokument handelt, ist es besser, Informationen in demselben Dokument zu lassen, z. B. mithilfe einer Kommentarfunktion.

Wie teilen Sie Dokumente?

• Wenn Sie ein Dokument als Team schreiben, wird es natürlich geteilt. In diesem Fall (siehe Aktivität "Ein Dokument zusammen schreiben") ist der Switch Drive-Onlinedienst sehr effizient.
  • In diesem Sinne ist Switch Drive ein Werkzeug zum Teilen von Dokumenten in der vollständigen Entwicklung sowie für ausgefüllte Dokumente
  • Wenn Sie viele Dokumente in vielen verschiedenen Gruppen gestalten, wird die Verwaltung Ihrer Dokumente durch eine sorgfältige Auswahl von Dokumententiteln oder die Erstellung von Ordnern (eine pro Arbeitsteam oder pro Arbeit) vereinfacht
• Für Dokumente, die gefunden wurden, die bereits hergestellt sind und die Sie teilen möchten, gibt es Werkzeuge für diese Freigabe.
  • Zum Beispiel ist SWITCHdrive ein sehr effizienter Dienst dafür. Dieser Repository-Service richtet sich an Schweizer Hochschulen und wendet Schweizerische Urheberrechte an.
    • Bevor Sie die Repository- und Speicherwerkzeuge verwenden, lesen Sie die Tipps zur Aktivität Speicherbereiche definieren. Wir sprechen über SWITCHdrive, Google Drive, Icloud, Onedrive und Slide Share.
  • Wenn es für Sie wichtig ist, das Dokument mit seinen bibliografischen Referenzen zu behalten, während Sie es teilen, sind Werkzeuge wie Zotero oder Citavi sehr nützlich. Sie können Gruppen von Personen herstellen und einige Dokumente mit ihren Mitgliedern teilen.
  • Einige Dateien sind zu groß für eine E-Mail (> 20 MB). Sie können dennoch mit einem Werkzeug wie SWITCHfilesender Ihren Kollegen übertragen werden.
• Manchmal sind es spezifische Informationen, die geteilt werden müssen.
  • Das Diigo-Werkzeug ermöglicht es Ihnen, Links zu Websites zu teilen.
  • Die Zotero- und Citavi-Werkzeugs ermöglichen den Austausch bibliographischer Referenzen, das heißt insbesondere die Bildung mehrerer Referenzlisten zu verschiedenen Themen.
• Manchmal ist nicht nur das gesamte Teilen von Ressourcen wichtig, sondern auch die Meinung, die wir für diese Ressourcen haben. Es ist dann die Empfehlung der Ressourcen, die auch geteilt wird. Im Alltag gibt es viele Beispiele (Empfehlung von Hotels, Kochrezepten, Facebook-Ressourcen usw.). Sie können sich in einer Arbeitsgruppe zum Beispiel vorstellen, dass die Empfehlungen einem neuen Mitglied helfen in einer Liste von Büchern das Buch das am ersten zu lesen ist zu finden.