Comunicare e collaborare

Collaborare in maniera ottimale

La Collaborazione e Comunicazione sono i due pilastri del lavoro di squadra che posso essere molto utile per tutti i membri del gruppo:

• collaborare è approfittare (in senso positivo) delle forze (conoscenze e competenze) degli altri
• collaborare è permettere agli altri di approfittare (sempre nell’accezione positiva del termine) delle proprie forze
• collaborare permette di approfondire maggiormente un tema, rispetto a lavorare da soli, anche se a volte a ritmo più lento

La Collaborazione e la Comunicazione vanno inoltre a facilitare lo sviluppo personale, diminuire un eventuale sentimento d’isolamento e aumentare la motivazione.

L'attività “Collaborare e Comunicare” presenta in sei situazioni molto abituali durante un lavoro di gruppo (discussioni, riunioni, scrivere dei documenti, condividere delle risorse, preparare una presentazione orale, etc.) e i mezzi digitali più adeguati per riuscire a realizzare i compiti richiesti in quei momenti.

Rendere più facile il lavoro di squadra non è solo una questione d’utilizzo di strumenti tecnologici. Un gruppo che utilizza molte TIC potrebbe essere poco efficace se:

• È poco organizzato (obbiettivi, calendario, ecc.)
• Sceglie ed utilizza degli strumenti a caso, senza aver realmente pensato ai propri obbiettivi
• Non definisce delle regole comuni d’utilizzo degli strumenti.

Al contrario, si può osservare un impatto positivo delle TIC nelle attivité di collaborazione e comunicazione con il proprio gruppo di lavoro. I loro principali apporti ad un lavoro di squadra sono:

• Le TIC facilitano lo scambio d’informazioni tra i membri della squadra
• Le TIC online permettono di mantenere un ritmo comune ma rispettando il ritmo personale di ognuno
• Le TIC rendono possibili delle attività sincrone a distanza negli spazi virtuali (in particolare le riunioni)
• Le TIC rendono possibili delle attività asincrone a distanza su dei documenti comuni.

Può sembrare artificiale utilizzare degli strumenti online per rendere più dinamico il lavoro di gruppo di studenti che sono iscritti alla stessa università. Però, possiamo renderci conto dei grandi vantaggi che danno questi strumenti quando bisogna, per esempio, tener conto dei bisogni di un membro della squadra che può solo lavorare la sera o di un altro che non potrà essere presente nei giorni in cui gli altri sono disponibili, ecc. In questo caso gli strumenti online facilitano molto la gestione di un lavoro di gruppo diventando quasi indispensabili. 

Durante il proprio percorso universitario uno-a studente-essa avrà l’occasione di collaborare con gruppi di lavoro molto differenti. Per esempio, potrà trovarsi a lavorare con un-a collega alcune ore durante due settimane per preparare e animare una presentazione orale. Oppure dovrà realizzare in gruppo un progetto di fine semestre e quindi si troverà a collaborare con altre tre o quattro persone. Le prime tappe di un lavoro di gruppo girano attorno ad alcune domande chiave alle quale bisogna rispondere per poter cominciare a lavorare in modo efficace.

D1: come creare il gruppo di lavoro?

Bisogna tener conto di due grandi parametri:

• La taglia consigliata per un gruppo d’apprendimento è da 3 a 6 persone.
  • Questa taglia dipende anche dal grado d’esperienza delle persone per il lavoro che il gruppo deve svolgere.
  • Se siete più di 6, formate piuttosto due gruppi (o più) e qualche volta scambiate i membri. In questo modo eviterete di avere una squadra troppo grande che è difficile da gestire.
• Scegliete i membri del gruppo per “affinità” (d’obbiettivi, di visione, d’impegno,…).
  • Evidentemente all’inizio del primo anno d’università non conoscerete gli altri e non sarà facile tener conto di questi criteri.
  • A volte, non potrete scegliere con chi lavorare. Siate costruttivi e cominciate facendo una lista delle competenze di ogni membro (vedi Domanda 2).

D2: Come iniziare ad organizzare il gruppo di lavoro?

• Organizzate una prima riunione
  • Questo primo incontro serve per conoscersi gradualmente.
  • Fate un piccolo giro di parola sui metodi di lavoro, le tecniche, le astuzie, le forze (e le debolezze?) di ognuno.
  • Discutete anche delle aspettative di tutti i membri del gruppo.
• A questo punto chiarite con i partecipanti l’impegno che bisogna mettere
  • Un gruppo di studio che lavora bene è un aiuto, un gruppo che lavora male è un ostacolo.
• Definite le “regole” di lavoro del gruppo
  • Per esempio: andare agli incontri preparati (aver svolto le attività previste)
  • Queste regole, come le sanzioni, possono essere più o meno rigide, ma è molto utile mettere le carte sul tavolo quando si inizia un lavoro di gruppo.
  • Le regole minimizzano il rischio di un cattivo funzionamento o di rancori che potrebbero nascere tra i membri.
• Definite i vostri strumenti di lavoro
  • Scambiatevi gli indirizzi e-mail, i numeri di telefono, ecc.
  • Guardate di quali strumenti dispone ogni membro (computer, tablet, ecc.).
  • Discutete e definite uno strumento per il lavoro collaborativo (p. es. Gmail -> lavoro collaborativo simultaneo).
  • Discutete e definite uno strumento per ogni attività importante da svolgere:
    • Zotero -> bibliografia comune;
    • Diigo -> repertorio di link comune;
    • SWITCHdrive -> condivisione dei documenti;
    • MS Teams -> riunione a distanza;
    • AwwApp, Miro, Padlet, Trello -> un organizzatore grafico delle attività;
    • Ecc.

A partire da tutti questi punti, definite i ruoli globali di ognuno.

D3: Quali sono gli obiettivi del lavoro di squadra?

• Definite i vostri scopi in maniera chiara e operazionale, formulando degli obbiettivi S.M.A.R.T. (Doran, 1981):
  • Specifico – l’obbiettivo concerne delle persone, delle condizioni generali, ecc. ben specificate; i limiti dell’obbiettivo sono fissati in anticipo.
  • Misurabile – è possibile definire la qualità e, se necessario, le quantità che indicano la riuscita di un obbiettivo (si possono immaginare degli indicatori). Bisogna descrivere in modo concreto in quale modo si può definire se un obbiettivo è stato raggiunto.
  • Raggiungibile (dall’inglese Achievable) – si tratta di un buon obbiettivo? Le misure previste corrispondo a un bisogno? L’obbiettivo permette d’apprendere e di passare l’esame?
  • Realistico – le prospettive di raggiungere l’obiettivo sono sufficientemente buone rispetto al contesto (risorse, tempo, competenze); nessun fattore esterno e incontrollabile rischia di non far raggiungere l’obbiettivo.
  • Definito nel Tempo – viene calcolato un lasso di tempo che permetterà di raggiungere l’obbiettivo. Una data nella quale bisognerà aver terminato l’attività legata all’obbiettivo.
• Elaborate lo scopo della squadra con tutti i membri
  • È importante che tutti aderiscano all’elaborazione degli obbiettivi.
  • Elaborarli in modo collettivo, per esempio utilizzando un wiki o un editore di testo online, è un buon modo per permettere una tale adesione.
• Scrivete questi obbiettivi e verificate la loro realizzazione alla fine del lavoro.

D4: Qual è il calendario del lavoro di gruppo?

• Pianificate degli incontri regolari
  • La regolarità degli incontri incita ad un ritmo di lavoro costante. È preferibile vedersi 1-2 volte al mese, o tutte le settimane se possibile. Fissate un giorno preciso della settimana, questo faciliterà l’organizzazione dei tempi dei diversi membri.
• Soffermatevi sulle date importanti
  • Le date degli esami, i corsi, il lavoro,… e di conseguenza organizzate gli obbiettivi del gruppo e la loro realizzazione. 
• Prevedete del tempo per gli imprevisti
  • Inserite qualche incontro supplementare sull’agenda.
• Prevedete una certa flessibilità
  • È possibile che uno o più appuntamenti dovranno essere spostati o annullati. Abbiate dei momenti di riserva per far fronte a queste situazioni.
• Stabilite un calendario con tutto il gruppo
  • Questo vi aiuterà ad assicurare una partecipazione regolare di tutti. Un calendario online e accessibile dai membri, come per esempio il calendario di Moodle o Google Agenda, è uno strumento che facilita la condivisione. 

Ci siamo ispirati a differenti autori e siti web affinché potessimo creare le domande e le proposte di risposte: Cauvin (1997), (Doré & Landreville, 2004), Guédon (2014), Les dossiers du psychologue (2013), Mucchielli (2009) e Study guides and Strategies Website (sd).

L’avanzamento di un lavoro di squadra crea una serie di situazioni comunicative. In tutte le situazioni, la comunicazione tra i membri del gruppo può essere migliorata se:

• si applicano certi principi;
• si capisce la differenza tra gli strumenti asincroni e sincroni. 

Ci sono due aspetti importanti della comunicazione in un gruppo di lavoro:

• i vari metodi di discussioni per iscritto o per orale: Skype, Teams; 
• l'importanza di comunicare la progressione del lavoro fatto nel gruppo e gli strumenti che permettono di farlo.

D'altra parte, in quest'attività non consideriamo tutti gli strumenti che permettono di condividere o elaborare a più persone dei documenti. Questi tipi di situazione sono trattati in altre attività di "Comunicare e collaborare". 

Fondamenti della comunicazione nel lavoro di squadra

Alaoui, Laferrière e Meloche (1996) spiegano vari principi fondamentali della comunicazione di cui bisognerebbe tener conto durante un lavoro di gruppo.

• Il lavoro può svilupparsi se le informazioni vengono fatte circolare.
  • Per far si che ci sia questo scambio, ognuno deve poter esprimersi liberamente. Per capire le informazioni, ognuno deve ascoltare e rispettare gli altri e le loro idee.
  • In particolare “Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ibid.) (nostra traduzione: “I membri di una squadra devono avere un’attitudine positiva verso un membro che prende l’iniziativa e chiarifica un problema o dibatte un'argomentazione”).
• Ci sono due tipi d’informazioni che circolano in un gruppo:
  • Quelle legate al lavoro da fare;
  • I sentimenti dei membri che vengono espressi a riguardo del lavoro e degli argomenti apportati dagli altri membri.
• È richiesta la partecipazione di ogni membro.
  • “Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu.” (Ibid.) (nostra traduzione: “Nel lavoro di squadra, per poter realizzare l’attività e l’obbiettivo comune è richiesta la partecipazione di ogni membro. Questi due elementi devono costituire la priorità di ogni individuo”).
• “Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ibid.) (nostra traduzione: “Il disaccordo fa parte della quotidianità di una squadra”).
  • non si può sempre essere d’accordo con tutto quello che dicono o fanno gli altri, ma bisogna comunque avere la volontà di mantenere delle buone relazioni con tutti i membri.

Con quali strumenti comunicare in una squadra?

Per far si che la comunicazione sia efficace, bisogna ricordarsi che un’azione comunicativa è spesso complessa, in particolare perché risponde a dei “detto” e “non detto”. Nella comunicazione diretta, dove i partecipanti sono nello stesso luogo allo stesso momento, ci sono dei messaggi non verbali che completano quelli verbali e che hanno un grande impatto.

Se consideriamo come le tecnologie possono aiutare la comunicazione in un lavoro di gruppo, dovremo tener conto di strumenti asincroni e sincroni.

• Gli strumenti sincroni permettono di far avanzare un lavoro di gruppo mentre i membri svolgono una discussione o una riunione.
  • Telefoni, smartphone, ecc. permettono soprattutto gli scambi tra le persone;
  • Chat, servizio messaggi brevi (SMS), ecc.;
  • Sistemi di riunione e di conferenza virtuali.
• Gli strumenti asincroni permettono di far avanzare il lavoro comune approfittando di momenti di lavoro differenti per i membri del gruppo:
  • Casella di posta elettronica (e-mail) e messaggi (SMS, Skype);
  • Forum elettronici dove le informazioni scambiate saranno organizzate a dipendenza del filo logico della discussione.

Discutere per iscritto o per orale

Utilizzando i vari strumenti che permettono di discutere per orale (per esempio: SWITCHinteract, Skype) o per iscritto (per esempio Forum Moodle), gli interventi di una persona saranno accettati più facilmente dagli altri membri del gruppo se verranno seguite alcune regole. Prendiamo qualche esempio: 

• In un forum, la persona interviene copiando e incollando la parte della frase scritta precedentemente e che vuole commentare. Altrimenti, potrebbe essere difficile per gli altri capire a cosa fa riferimento il nuovo commento. 
• In una chat, per rispondere a Piero che ha appena esposto il suo punto di vista, è utile iniziare il messaggio nella maniera seguente: "per Piero: sono d'accordo con la tua argomentazione...". Altrimenti, se molte altre persone sono intervenute dopo il messaggio di Piero e prima del vostro intervento, non sarebbe facile capire a cosa vi riferite se dite soltanto: "sono d'accordo con la tua argomentazione...". 
• Se ricevete un messaggio per e-mail inviato a tutto il gruppo e che non potete rispondere subito (per esempio: non avete il tempo, dovete verificare qualcosa prima di rispondere), inviate almeno una breve risposta: "Ho letto. Ci penserò." oppure "Ho letto. Rispondo giovedì". Tutti gli altri sapranno che avete ricevuto il messaggio e che risponderete appena vi sarà possibile. 

Durante una discussione, ogni membro del gruppo deve imparare ad essere destinatario e/o mittente a seconda della situazione. Alaoui, Laferrière e Meloche (1996) spiegano in maniera più chiara questo punto:

• Per ascoltare e capire quello che il mittente comunica, il destinatario deve:
  • avere un’attitudine d’ascolto sul piano non-verbale, o come minimo un’attitudine aperta, comprensiva;
  • lasciare che l’altro si esprima fino alla fine;
  • assicurarsi di aver veramente capito le idee esposte dal mittente facendogli delle domande o riformulando quello che ha detto; essere sensibile nei confronti del mittente cercando di capire la sua percezione delle cose.
• Per esprimersi in modo che sia ascoltato e capito, il mittente deve:
  • Esprimersi in modo succinto per far si che tutti i membri abbiano il tempo di parlare;
  • Esprimersi in maniera chiara e precisa, utilizzando un linguaggio accessibile;
  • Utilizzare, se necessario, un linguaggio non verbale.

Far sapere agli altri che il lavoro del gruppo progredisce

Quando si lavora con altre persone "in presenza", si capisce subito se qualcuno vuole parlare, è presente, commenta un documento, fa una battuta, se viene presa una decisione dal gruppo, ecc. Tutti questi elementi sono importanti da comunicare per far si che i membri capiscano la progressione del lavoro del gruppo. 

Nella comunicazione diretta, dove i partecipanti si trovano nello stesso luogo allo stesso momento, questi elementi sono trasmessi tramite "detto" e "non detto". Spesso sono espressi tramite dei messaggi non verbali (un sorriso, scuotere la testa, ecc.). Quando si lavora a distanza, questa comunicazione e la comprensione dell'avanzamento del lavoro sono più difficili. 

Per favorire la comunicazione nelle situazioni di lavoro a distanza, utilizzate le funzioni “d’awareness” degli strumenti di comunicazione. Questo termine inglese è utilizzato per designare “la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Equipe Tecfa, 2012) (nostra traduzione: “la comprensione delle attività degli altri, che permette di dare un contesto alla propria attività” (Equipe Tecfa, 2012). Quando un gruppo lavora “in presenza”, è facile capire se un membro vuole parlare, è presente, commenta un documento, fa una battuta, ecc. A distanza questa comprensione è più difficile. Per facilitarla, esistono varie soluzioni:

• Avete appena finito di lavorare due ore su un lavoro scritto in comune. Dite agli altri cosa avete fatto, cosa dovete ancora fare, cosa bisogna decidere. Potete farlo inviando un’e-mail, lasciando un commento visibile nel testo o nell’organizzatore grafico delle attività (Trello), utilizzando la modalità "track changes" del trattamento testi, ecc. In questo modo, li altri sapranno dove guardare, rispondere e completare. 
• Entrate in una sala riunioni virtuale. Da qualche parte c’è una lista dei nomi delle persone già presenti o un’icona che rappresenta gli altri membri della squadra. Questa situazione la possiamo trovare anche in Google Drive, dove le persone presenti sono rappresentate da una piccola vignetta.
• Negli strumenti di riunione online come MS Teams, le persone presenti possono alzare la mano per indicare la loro volontà di esprimersi. Questo facilita il ruolo dell’animatore della riunione.
• Durante una riunione di gruppo, un membro interviene per proporre di passare all'argomento successivo. Questa persona spiega perché secondo lei la tappa precedente è terminata e gli altri esprimono il loro accordo o disaccordo. Si può utilizzare uno strumento di voto per far capire a tutti se, si o no, il gruppo è passato alla tappa successiva. 
• Possiamo mostrare agli altri il tono con il quale vogliamo dire le cose, utilizzando nelle chat o nelle mail degli smiles.

Durante gli studi universitari, succederà spesso che dovrete produrre un lavoro scritto in maniera collettiva con i vostri colleghi. Quest’attività propone delle riflessioni e dei consigli per rispondere alle domande seguenti:

Come posso creare e condividere un documento?

Scegliere uno strumento collaborativo di scrittura: All’Università di Friburgo, tutti gli iscritti possono utilizzare SWITCHdrive. Noi lo raccomandiamo perché il servizio di repository SWITCHdrive è creato per le università svizzere e applica le leggi svizzere in ambito di proprietà intellettuale (cf. Activita "Scegliere un editore di testo"). Un altro strumento collaborativo molto utile è Google Drive (drive.google.com). Se non avete mai utilizzato questi servizi, cominciate iscrivendovi (gratuitamente): create il vostro conto con SWITCHdrive.

Per quanto riguarda la creazione e la condivisione di documenti, questi tutorial possono aiutarvi: condivisione di documenti e scrittura collaborativa con SWITCHdrive.

Pour un document écrit académique, on doit aussi créer une bibliographie. Utilisez les fonctions de collaboration d'une gestionnaire bibliographique (comme Zotero groupe) pour le faire en équipe.

Come salvare il documento? Come accedere ad una versione precedente?

Per OnlyOffice il documento è salvato automaticamente (per l'utilizzo online con il vostro navigatore) ma bisogna cliccare su "salva" nel menu "file" (o utilizzare i tasti CTRL + S) se si sua SWITCHdrive client. Anche la cronologia dei documenti è accessibile. Con Word, se i documenti sono salvati su OneDrive.

Come accedere al lavoro svolto dagli altri e sapere chi ha fatto cosa?

Per un lavoro in comune con Word o OpenOffice Writer, una versione particolare del documento può facilmente mostrare gli apporti di ognuno con colori differenti. Ma, se le persone lavorano allo stesso momento, ci saranno più versioni simultanee e bisognerà ricrearne una unica a partire da quest’ultime. Questo lavoro è lungo e fastidioso…

In un documento OnlyOffice o Google Docs, non vengono differenziate le contribuzioni dei vari scrittori, per esempio da un colore. Mentre qualcuno scrive, si vede il cursore nel punto in cui sta inserendo nuovi elementi e si vede anche il testo che evolve in diretta.

• Quello che viene aggiunto dai differenti autori può essere differenziato per colori (linee, parole, ecc.) come in altri editori di testo (Word per esempio)
  • In OnlyOffice: usando la funzione “track changes”.
  • In Google Docs: usando il "Reviser" (menu > bottone "matita" sulla destra > suggerimento)
• In OnlyOffice e Google Docs, per sapere chi ha fatto cosa nel documento comune si può:
  • Decidere che durante una tappa del lavoro, ognuno ha il ruolo di lavorare su una parte specifica;
  • Aggiungere un commento ad ogni parte nuova affinché gli altri possano vedere i cambiamenti apportati.

Come facilitare l’avanzamento del documento?

• Riservatevi dei momenti per lavorare allo stesso momento sul documento. Se i vostri impegni lo permettono, questo tipo di lavoro è molto motivante.
  • Saprete che i vostri colleghi sono online assieme a voi perché ogni persona connessa è rappresentata da una piccola icona.
  • La chat che si trova nel documento di OnlyOffice e Google Docs vi permetterà di discutere con gli altri membri del gruppo in maniera facile e rapida.
• Una regola che facilita la scrittura di gruppo: separate il testo dai commenti.
  • Spesso mentre scriviamo un testo lasciamo dei commenti che ci aiutano nello sviluppo come “da terminare”, “rielaborare questa frase”, “cercare le referenze bibliografiche”, ecc.
  • Lavorando da soli questo modo di fare non crea problemi. Ma in gruppo, è meglio separare queste piccole aggiunte al testo usando l’opzione commenti, la quale aggiunge una piccola finestra con una casella di testo nel margine del documento.
• Molti vantaggi:
  • La vostra attenzione, come quella dei vostri colleghi, è attirata dai commenti al margine. Il lavoro da fare non sarà dimenticato e i vostri commenti non rischieranno di restare nel vostro lavoro finale…
  • Visto che anche i vostri colleghi saranno attirati dai vostri commenti, potranno aiutarvi maggiormente affinché il testo comune possa avanzare. Per esempio se qualcuno legge “Cercare la referenza bibliografica” e la possiede già, potrà direttamente aggiungerla.
  • In questo caso, riceverete nella vostra casella e-mail un messaggio che vi avviserà che il lavoro è stato fatto, così che non perderete altro tempo a cercare quest’informazione.

Come sapere quando il documento è finito?

• La scadenza che dovete rispettare è la vostra prima risposta?
  • Evitate di ritrovarvi a questa data con un documento non finito. Inviate quindi in modo regolare dei messaggi hai vostri colleghi per farli sapere cosa state facendo, cosa bisognerebbe ancora fare secondo voi, a quali domande bisognerebbe rispondere, ecc.
• Meglio. Organizzate il lavoro in periodi ed ogni periodo sarà dedicato ad un’attività particolare.
  • Periodo 1: strutturare il documento (decidere le sezioni e il loro contenuto).
  • Periodo 2: Scrivere, per esempio, ognuno una sezione particolare
  • Periodo 3: rileggere, per esempio, ognuno rilegge una sezione (che non ha scritto) e aggiunge dei commenti, delle proposte, delle domande, ecc.
  • Periodo 4: aggiungere la bibliografia. Google Doc permette di usare Zotero come strumento di gestione bibliografica incorporato (per Firefox e Chrome). Vi consigliamo quindi di creare un gruppo in Zotero con i membri della squadra per facilitare la condivisione delle referenze bibliografiche e la loro inserzione nel documento comune.
  • Periodo 5: Incontrarsi per rivedere i commenti, spiegarli agli altri, trovare delle soluzioni e scrivere queste soluzioni nel testo. Se si lavora a distanza si può:
    • Utilizzare MS Teams per discutere dei punti commentati.
    • Essere connessi contemporaneamente a SWITCHdrive (utilizzo online con il vostro navigatore) o a Google Docs per vedere i commenti e lavorare assieme sul testo.
  • Periodo 6: dopo un incontro di gruppo, resta sempre una lista di piccole cose da finire. Un membro della squadra dovrà occuparsi di inviare un messaggio con il bilancio di quanto discusso, inserendo questa lista e proponendo chi fa cosa.

Con quale programma effettuare l’impaginazione finale?

• Un trattamento testi, come Word o OpenOffice, è più efficace che OnlyOffice o Google Docs per effettuare l’impaginazione finale. Word ha più funzioni legate all’impaginazione rispetto a OnlyOffice o Google Docs.
• Ricordatevi di convertire il vostro documento finale nel formato .pdf prima di consegnarlo. In questo modo sarete sicuri che l’impaginazione resterà uguale e il documento sarà leggibile a tutti.
• Ma, soprattutto, impiegate il vostro tempo sul contenuto piuttosto che sulla forma. 

(Vidéo : Comment mener une réunion efficace?, L'Express, 1:30 min).

Affinché una squadra funzioni bene e che il lavoro comune avanzi, le riunioni sono indispensabili. Per organizzarle al meglio, questa scheda d’attività propone delle riflessioni e dei consigli rispondendo alle domande seguenti.

Come trovare il momento migliore per una riunione?

• Durante la prima riunione del gruppo, tutti i membri portano la loro agenda, decidendo il numero di volte che dovranno trovarsi riservando di conseguenza le date.
  • Si possono utilizzare dei momenti che sono liberi ogni settimana (niente corsi, sport, lavoro, ecc.) per la maggioranza delle persone
  • Uno di questi momenti liberi può essere riservato in anticipo ogni settimana per tutta la durata del lavoro di gruppo.
• Se non viene creato un calendario di gruppo con i momenti per gli incontri, un altro metodo per trovare una data per la riunione seguente è sceglierla alla fine della riunione in corso.
• Per decidere una data e un orario preciso si può anche utilizzare lo strumento Doodle che permette ad ognuno di rispondere ad una lista di proposte.

Come organizzarsi prima della riunione?

• La data e l’ora della prossima riunione sono fissati, bisogna solo avvertire tutti i membri con un certo anticipo. Qualcuno nel gruppo deve avere il ruolo di trasmettere quest’informazione. Un modo molto semplice ed efficace per farlo è utilizzare la posta elettronica.
• Quest’informazione deve anche contenere: luogo della riunione, durata prevista e ordine del giorno.
  • Se il luogo non è conosciuto, inserire una cartina o delle spiegazioni chiare e semplici per raggiungerlo.
  • Pensate anche alle tecnologie che sono disponibili in funzione dei vostri bisogni e dell’ordine del giorno previsto: wifi? proiettore beamer? Ecc.
• Bisogna anche decidere in anticipo cosa dovrà fare ogni membro prima di partecipare alla riunione.
  • In particolare, bisogna decidere chi deve eventualmente preparare una presentazione, un riassunto o un bilancio su certi punti (e quanto tempo la presentazione deve durare).
  • Questa preparazione può implicare delle persone che sanno già in anticipo che non potranno partecipare alla riunione.
• Se tutto il gruppo non può trovarsi allo stesso posto allo stesso momento, gli strumenti online attuali permettono di creare facilmente una sala riunioni virtuale:
  • Con MS Teams: ci si può vedere e sentire, condividere dei documenti, registrare la riunione per poterla rivedere in seguito.

E se qualcuno non può essere presente alla riunione?

• Nobody’s perfect! Se una persona annuncia che non potrà essere presente, gli altri membri non possono far nient’altro se non accettare la situazione. Nonostante l’assenza, non è detto che la persona non debba avere un ruolo:
  • La persona assenta dovrà accettare le decisioni degli altri membri del gruppo che partecipano alla riunione. Tutti i membri dovranno quindi ricevere il verbale della riunione.
  • La persona assente potrà voler dare il suo punto di vista in anticipo su alcuni aspetti dell’ordine del giorno (per e-mail o su un documento condiviso).
  • Il calendario di lavoro può prevedere che la persona assente comunichi durante la riunione lo stato d’avanzamento del suo lavoro o delle informazioni che possiede. Un altro membro del gruppo potrà essere delegato per rappresentare la persona assente.
  • I presenti dovranno tener conto di queste informazioni durante la riunione.
• Decisione anticipata
  • Si può anche organizzare un voto a distanza (e asincrono) con uno strumento di sondaggi a distanza (vedi attività “Prendere una decisione in un gruppo”).

Come organizzarsi durante una riunione?

• Iniziare la riunione ricordando rapidamente l’ordine del giorno
  • I compiti che ogni membro doveva svolgere prima dell’incontro,
  • I compiti da svolgere durante l’incontro,
  • I punti da trattare e il tempo da dedicargli.
  • L’ideale è che l’ordine del giorno sia comunicato prima della riunione, per e-mail per esempio. L’ordine del giorno dovrebbe anche essere proiettato su uno schermo o distribuito in forma cartacea affinché tutti possano accedervi.
  • I membri dovrebbero poter aggiungere altri punti da trattare.
• Iniziare la riunione definendo i ruoli
  • Almeno un “presidente”: responsabile e animatore della riunione.
  • Un segretario: prende gli appunti necessari che gli permetteranno di scrivere il verbale della riunione.
  • Altri ruoli: il controllore del tempo, il moderatore, ecc.
  • Responsabile TIC: è la persona che potrà rispondere più facilmente alle vostre domande in caso di problemi con uno strumento TIC
  • I ruoli possono essere fissi o cambiare ad ogni riunione (a seconda della decisione del gruppo).
• Svolgimento della riunione
  • Seguire l’ordine del giorno e rispettarlo
  • Appunti sul verbale:
    • Non c’è bisogno di scrivere tutto. Sono necessari: i compiti da svolgere; chi fa cosa; le decisioni prese; le date decise.
    • Si può scrivere tutto su carta. Ma prendere gli appunti direttamente su un documento ne faciliterà la distribuzione. Perché non aprire un documento condiviso con Google Drive? In questo modo sarà ancora più facile.
  • Contribuzione dei membri:
    • Ogni partecipante arriva preparato agli incontri.
    • Ogni partecipante contribuisce cercando di essere il più chiaro e breve possibile.
    • Critiche/commenti/complimenti sono espressi dai partecipanti in modo costruttivo, ovvero senza giudicare (“Non è una buona idea aggiungere una parte in più nel documento”) ma argomentando (“Non è una buona idea aggiungere una parte in più nel documento perché non avremo tempo di finirla entro la settimana prossima”).
    • Tutti devono potersi esprimere liberamente e prendere delle decisioni democraticamente durante le riunioni.
    • La qualità di una riunione è spesso legata alle informazioni comunicate e alle decisioni prese. Se i membri alla fine della riunione hanno molte più informazioni che all’inizio, hanno preso delle buone decisioni e sanno cosa fare per la prossima riunione, il gruppo potrà avanzare più velocemente.
  • Prevedere un eventuale momento di socializzazione (p. es. alla caffetteria) alla fine della riunione.

Cosa fare alla fine della riunione e subito dopo?

Prepararsi per l’incontro successivo

• Alla fine di ogni incontro, preparare l’incontro seguente (data-ora, ordine del giorno, compiti da svolgere prima di trovarsi, chi prende il computer, ecc.).
  • Riassumere i compiti che ogni membro deve svolgere tra i due incontri.
  • Definire la modalità dell’incontro: in presenza (precisando ora e luogo), a distanza (su una chat, su un forum), ecc.
• Inviate il verbale e pensate al seguito della riunione
  • Se bisogna essere formali, la versione 1 del verbale è inviata con un breve lasso di tempo affinché i partecipanti possano approvare il suo contenuto. Dopo eventuali correzioni, la versione finale è rinviata a tutti i membri del gruppo.
  • Bisogna controllare che le scadenze e le azioni decise nella riunione vengano rispettate. 

Quando si pone una questione a cui il gruppo deve rispondere o sorge un problema che deve essere risolto. Bisogna trovare il modo in cui ogni membro possa esprimere le sue argomentazioni e il suo punto di vista. Bisogna anche trovare un consenso nel gruppo grazie a quello che ognuno può apportare. Una scheda accessibile online propone un riassunto interessante di questo processo (Thiébaud, 2013).

I punti sulla quale il gruppo deve prendere una decisione sono chiari?

• Se si, bisogna evidentemente passare al momento in cui bisogna prendere una decisione.
• Ma, il gruppo si può anche trovare nella situazione in cui deve precisare la domanda prima di poter prendere una decisione:
  • I membri devono poter esprimere le argomentazioni e le idee che secondo loro rendono il punto più chiaro.
  • Un buon strumento per quest’attività è sicuramente il forum di discussione.
  • Lo scopo è di formulare la domanda che ci si deve porre in modo chiaro e conciso.

Come far nascere gli argomenti da prendere in conto in una decisione?

Quando la domanda è formulata, deve trascorrere un po’ di tempo affinché i membri del gruppo possano esprimere le loro argomentazioni, pro o contro le varie risposte che possono essere proposte.

• Una riunione in presenza può essere efficace ma c’è il rischio di perdere il filo del discorso e, soprattutto, bisogna annotare le varie argomentazioni e decidere in seguito, tenendo conto dei vari punti di vista espressi.
• Uno strumento online può essere utile ed efficace per questo tipo di lavoro di gruppo. A seconda del caso, possiamo sceglierlo perché attribuisce automaticamente ogni argomento al suo autore o, al contrario, perché lascia anonimi gli argomenti.
• Un forum online presenta vari vantaggi:
  • Sono i membri stessi che scrivono gli argomenti. Scrivendo si riflette e spesso si è più precisi che oralmente.
  • I Forum riuniscono gli argomenti di tutto il gruppo dal momento che vengono scritti.
  • Ogni membro può rispondere tranquillamente, con il tempo necessario per riflettere, agli argomenti degli altri. Questi piccoli dialoghi sono direttamente legati, mentre in una discussione orale potrebbero essere dissociati.
• Un Wiki è anche un buono strumento per questo genere di lavoro di gruppo:
  • I vari argomenti sono scritti uno di seguito all’altro.

Quando abbiamo raccolto glia argomenti di ognuno, bisogna organizzarli per aiutare il gruppo a prendere una decisione.

• Quando ci sono varie opzioni, per facilitare la decisione, possiamo ricapitolare in una tabella (cf. qui sotto) tutti gli argomenti a favore e contrari delle varie opzioni, distinguendo dei criteri.
• Per esempio, se il gruppo cerca il computer più adatto tra quelli dei vari membri per effettuare una certa attività con un dato programma:
  • Le varie opzioni sono i computer dei membri
  • I criteri sono: dispone del programma? Quanto dura la batteria? Ecc.

Come prendere una decisione?

• Esistono vari strumenti per fare dei sondaggi o per votare (link agli strumenti: vedere "Strumenti")
  
  • Doodle: ci serviamo spesso di Doodle per definire la data di una riunione. Può anche essere utilizzato indicando i temi da scegliere (cliccare sul testo libero)
  • Tricider: questo strumento molto semplice permette di porre una domanda. Le persone che partecipano alla riflessione possono proporre delle risposte e tutti i membri del gruppo possono quindi commentare, votare, ecc.
  • Pingo: permette di porre una domanda e ricevere delle risposte anonime
  • Microsoft Forms: permette di creare un sondaggio online
• A volte il metodo di voto è molto semplice: basta scegliere tra due opzioni.
• Altre volte, bisogna prendere delle decisioni supplementari sui vari argomenti prima di poter prendere una decisione globale. Il metodo di Calcolo e Ponderazione in questo caso può essere utile.
  • Conto e Ponderazione 1:
    • Possiamo “contare” gli argomenti codificandoli: +1 (argomenti a favore) e -1 (argomenti contrari)
    • I membri decidono che un criterio è più importante e un altro meno importante (per esempio: criterio B più importante, C meno importante)
  • Conto e Ponderazione 2: ogni membro ha 10 punti da ripartire come desidera tra i vari argomenti. Di seguito si fa il totale per ogni opzione. 

Per svolgere il suo lavoro, un gruppo ha bisogno di condividere dei documenti, delle informazioni, dei siti internet, ecc. Come fare per rendere la condivisione facile ed efficace? Qui di seguito vi daremo dei consigli per condividere delle liste d'informazioni e dei documenti con la vostra équipe:

Come condividere delle liste d’informazioni?

In un gruppo, si ha spesso bisogno di condividere delle liste o delle piccole informazioni (idee, cose da fare, ecc.):

• Twitter: questo strumento può servire a questo scopo utilizzando un “htag” particolare e conosciuto dal gruppo. Le informazioni saranno visibili da tutti.
• Email o Wiki: anche l’email può essere utilizzata, ma le varie informazioni saranno disseminate a destra e sinistra, quando invece lo scopo è di raggrupparle. Un Wiki potrebbe quindi essere più efficace.
• Se le informazioni concernono tutte un documento specifico, è meglio concentrarle in questo documento, per esempio utilizzando la funzione dei commenti.

Come condivedere dei documenti?

• Quando si scrive un documento di gruppo, evidentemente, lo si condivide. In questo caso (cf attività “Scrivere un documento in modo collettivo”), il servizio online di Switch Drive è molto efficace.
  • Switch Drive è uno strumento di condivisione di documenti in elaborazione o finiti.
  • Se elaborate vari documenti con gruppi differenti, potrete gestirli utilizzando dei titoli rappresentativi o creando delle cartelle (una per gruppo di lavoro o per lavoro).
• Per condividere dei documenti già terminati, esistono vari strumenti.
  • Per esempio, SWITCHdrive è un servizio di repository molto efficace per questo lavoro. È creato per le università svizzere ed applica quindi le leggi svizzere in materia di proprietà intellettuale.
    • Prima di utilizzare qualsiasi strumento d’immagazzinamento o di condivisione di documenti (repository), leggete i consigli della scheda “Outils de partage et de stockage de fichiers”. Qui si parla principalmente di SWITCHdrive, Google Drive, Icloud, Onedrive e Slide Share.
  • Se per voi è importante conservare e condividere il documento con le sue referenze bibliografiche, potrete usare uno strumento come Zotero. Potrete creare dei gruppi e condividere certi documenti con le persone che ne fanno parte.
  • A volte, è necessario condividere delle informazioni specifiche.
    • Lo strumento Diigo permette di condividere dei link verso delle pagine web.
    • Lo strumento Zotero permette di condividere delle referenze bibliografiche, in particolare di creare con altre persone una lista di referenze su varie tematiche.
  • A volte non è solo importante la condivisione delle risorse ma il punto di vista che si ha su queste risorse. In questo caso, sarà condivisa la raccomandazione delle risorse. Esistono vari esempi nella vita quotidiana (raccomandazioni d’hotel, di ricette, di pagine Facebook,ecc.). In un gruppo di lavoro, si può per esempio condividere le raccomandazioni per dei libri  che aiuteranno un nuovo membro a capirne facilmente il contenuto.